Règlement de 2024 sur l’emploi du personnel embauché sur place : DORS/2024-16

La Gazette du Canada, Partie II, volume 158, numéro 4

Enregistrement
DORS/2024-16 Le 2 février 2024

LOI SUR L’EMPLOI DANS LA FONCTION PUBLIQUE

C.P. 2024-84 Le 2 février 2024

Sur recommandation de la Commission de la fonction publique, du Président du Conseil privé du Roi pour le Canada et en vertu de l’article 21 de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique ^{référence a}, Son Excellence la Gouverneure générale en conseil prend le Règlement de 2024 sur l’emploi du personnel embauché sur place, ci-après.

Règlement de 2024 sur l’emploi du personnel embauché sur place

Définitions et interprétation

Définitions

1 (1) Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

administration

Le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement ou le ministère de la Défense nationale. (organization)

personnel embauché sur place

Personnes qui sont exemptées de l’application de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique en vertu de l’article 20 de cette loi et qui, à la fois :

• a) sont nommées et employées à l’extérieur du Canada;
• b) exercent des fonctions liées directement soit aux opérations diplomatiques ou consulaires, soit à une unité de soutien militaire du gouvernement du Canada située à l’extérieur du Canada;
• c) sont assujetties aux lois du pays d’accueil où elles sont employées. (locally engaged staff)

Interprétation

(2) Toute mention de l’administrateur général dans le présent règlement vaut mention de l’administrateur général du ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement à l’égard d’une opération diplomatique ou consulaire et de l’administrateur général du ministère de la Défense nationale à l’égard d’une unité de soutien militaire du gouvernement du Canada située à l’extérieur du Canada dont ils sont responsables.

Nominations

Attributions de l’administrateur général

2 (1) L’administrateur général est responsable de la nomination du personnel embauché sur place et de toute autre question concernant son emploi dans le cadre du présent règlement.

Exercice des attributions

(2) L’administrateur général peut autoriser toute personne qui relève de son administration à exercer les attributions de l’administrateur général en application du présent règlement.

Nomination fondée sur le mérite

3 (1) La nomination du personnel embauché sur place est fondée sur le mérite.

Mérite

(2) La nomination est fondée sur le mérite si l’administrateur général est convaincu que la personne à nommer possède, avant la date de prise d’effet de la nomination, les qualifications établies pour le travail à accomplir.

Pouvoirs de l’administrateur général

(3) L’administrateur général peut :

• a) établir les qualifications pour le travail à accomplir;
• b) avoir recours à un processus de nomination annoncé ou à un processus de nomination non annoncé;
• c) utiliser toute méthode d’évaluation qu’il juge appropriée pour décider si une personne possède les qualifications établies pour le travail à accomplir;
• d) procéder à des nominations pour une durée déterminée ou indéterminée.

Interprétation

(4) Il n’est pas nécessaire de prendre en compte plus d’une personne pour faire une nomination fondée sur le mérite.

Emploi temporaire

Nomination

4 (1) Pour répondre à des besoins immédiats à court terme en matière de dotation, l’administrateur général peut nommer une personne à titre de personnel temporaire pour une période maximale de cent vingt-cinq jours ouvrables par année civile.

Non-application

(2) Les dispositions du présent règlement, à l’exception du présent article et des articles 1, 2 et 8, ne s’appliquent pas au personnel temporaire.

Préavis écrit

(3) L’administrateur général peut, à tout moment au cours de la période pour laquelle la personne est nommée à titre de personnel temporaire, lui donner un préavis écrit mettant fin à sa nomination.

Période de préavis

(4) Le préavis écrit est fourni au moins un jour avant la date de prise d’effet de la cessation de la nomination précisée dans le préavis ou conformément aux lois du pays d’accueil où le personnel temporaire est employé, le préavis le plus long étant à retenir.

Cessation d’emploi temporaire

(5) L’emploi de la personne nommée à titre de personnel temporaire prend fin à la fin de la période pour laquelle elle était nommée ou à la date de prise d’effet précisée dans le préavis écrit.

Cessation d’emploi

Mise en disponibilité

5 (1) L’administrateur général peut mettre en disponibilité une personne nommée à titre de personnel embauché sur place en vertu du présent règlement dont les services ne sont plus nécessaires faute de travail, par suite de la suppression d’une fonction ou à cause de la cession du travail ou de la fonction à l’extérieur d’une opération diplomatique ou consulaire ou d’une unité de soutien militaire du gouvernement du Canada située à l’extérieur du Canada.

Préavis écrit

(2) L’administrateur général donne un préavis écrit de mise en disponibilité à la personne un mois avant la date de prise d’effet de la mise en disponibilité précisée dans le préavis ou conformément aux lois du pays d’accueil où la personne est employée, le préavis le plus long étant à retenir.

Démission

6 La personne nommée à titre de personnel embauché sur place en vertu du présent règlement peut démissionner en donnant un préavis selon les lois applicables du pays d’accueil et en donnant un préavis écrit de son intention de démissionner à l’administrateur général, qui précise la date de prise d’effet de la cessation d’emploi.

Cessation d’emploi

7 L’emploi d’une personne nommée à titre de personnel embauché sur place prend fin à l’une des dates suivantes :

• a) dans le cas d’une nomination pour une durée déterminée faite en vertu de l’article 3, à la fin de la période d’emploi prévue;
• b) dans le cas d’une mise en disponibilité faite en vertu de l’article 5, à la date précisée dans le préavis écrit donné par l’administrateur général;
• c) dans le cas d’une démission donnée en vertu de l’article 6, à la date précisée par écrit par l’administrateur général.

Surveillance et rapports

Surveillance

8 (1) L’administrateur général surveille le respect des exigences du présent règlement, notamment la mesure dans laquelle les personnes autorisées en vertu du paragraphe 2(2) à exercer ses attributions respectent ces exigences.

Rapports

(2) L’administrateur général rapporte le résultat de la surveillance à la Commission dans les trois ans suivant la date d’entrée en vigueur du présent règlement et, au minimum, tous les cinq ans par la suite.

Dispositions transitoires

Définition de règlement antérieur

9 Pour l’application des articles 10 à 15 du présent règlement, règlement antérieur s’entend du Règlement sur l’embauchage à l’étranger, dans sa version antérieure à la date d’entrée en vigueur du présent règlement.

Priorités

10 La personne qui a droit à une priorité de nomination en vertu du paragraphe 11(3) du règlement antérieur à la date d’entrée en vigueur du présent règlement continue d’avoir droit à une telle priorité pour la période prévue sous le régime du règlement antérieur.

Concours et nominations en cours

11 (1) À la date d’entrée en vigueur du présent règlement, les concours déjà ouverts ou les procédures de sélection en cours sous le régime du règlement antérieur demeurent en cours comme si le présent règlement n’était pas entré en vigueur.

Résultat

(2) Le résultat de ces concours et de ces procédures de sélection demeure valide pour une période de six mois suivant la date d’entrée en vigueur du présent règlement.

Avis de mise en disponibilité

12 L’employé qui, à la date d’entrée en vigueur du présent règlement, avait déjà été avisé par écrit, conformément au paragraphe 11(1) du règlement antérieur, qu’il serait mis en disponibilité, mais pour qui la période de préavis n’a pas encore pris fin, continue d’être régi par les dispositions du règlement antérieur jusqu’à la fin de cette période.

Employés en période de stage et rejet

13 L’employé qui, à la date d’entrée en vigueur du présent règlement, est assujetti à une période de stage en application de l’article 10 du règlement antérieur continue de l’être jusqu’à la fin de la période fixée par le règlement antérieur. Les paragraphes 10(2) à (4) du règlement antérieur continuent de s’appliquer à cet employé jusqu’à la fin de cette période.

Embauchage dans des situations d’urgence

14 L’employé qui occupait un poste en vertu du paragraphe 8(1) du règlement antérieur continue d’être assujetti à ce règlement après la date d’entrée en vigueur du présent règlement jusqu’à ce qu’il reçoive un avis donné en vertu du paragraphe 8(4) du règlement antérieur et qu’il cesse d’être un employé en application du paragraphe 8(5) du règlement antérieur.

Révocation de nomination

15 Toute enquête entamée en vertu du règlement antérieur et en instance à la date d’entrée en vigueur du présent règlement est continuée et menée à terme conformément au règlement antérieur.

Abrogation

16 Le Règlement sur l’embauchage à l’étranger ^{référence 1} est abrogé.

Entrée en vigueur

Enregistrement

17 Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION

(Le présent résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Enjeux

Le personnel embauché sur place (également appelé employés recrutés sur place) est constitué de personnes embauchées à l’extérieur du Canada pour remplir diverses fonctions à l’appui des opérations gouvernementales à l’étranger. Ces personnes sont assujetties aux pratiques d’emploi et aux lois du travail du pays d’accueil où elles sont employées, qui sont propres à plus de 112 juridictions où se trouvent les missions ou les unités de soutien militaire à l’étranger. Les connaissances, les contacts locaux et les compétences linguistiques du personnel embauché sur place sont essentiels à l’exécution des opérations gouvernementales à l’étranger.

Affaires mondiales Canada (AMC) gère plus de 5 500 personnes nommées à titre de personnel embauché sur place dans les missions diplomatiques et consulaires du Canada, tandis que le ministère de la Défense nationale (MDN) gère plus de 100 personnes nommées à titre de personnel embauché sur place dans les unités de soutien militaire à l’étranger.

En vertu du Décret d’exemption relatif à l’embauchage à l’étranger, le régime d’emploi du personnel embauché sur place est exclu de l’application de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) depuis sa première mise en œuvre en 1967, et a été réglementé par le Règlement sur l’embauchage à l’étranger (le règlement antérieur).

Le règlement antérieur devait être modernisé, puisqu’il ne répondait plus aux besoins opérationnels des deux ministères qu’il dessert et n’était pas harmonisé avec l’actuel système de dotation flexible et fondé sur le mérite de la LEFP.

Objectif

L’objectif de la présente initiative réglementaire est de moderniser le règlement antérieur afin de l’harmoniser avec le cadre de la LEFP, et d’améliorer la capacité du gouvernement du Canada à employer, de façon efficiente et efficace, une main-d’œuvre embauchée sur place pour soutenir ses activités à l’étranger.

Description

Le Règlement de 2024 sur l’emploi du personnel embauché sur place (le nouveau règlement) abroge et remplace le règlement antérieur. Pour une meilleure harmonisation avec la LEFP, le nouveau règlement met à jour les exigences en matière de pouvoirs, de nominations, d’emploi temporaire et de cessation d’emploi en ce qui concerne l’emploi de personnel embauché sur place dans les missions et les unités de soutien militaire à l’étranger. Il établit également de nouvelles exigences de surveillance et de rapports.

Le nouveau règlement ne comprend pas les dispositions relatives au stage et aux serments et déclarations d’allégeance et d’office incluses dans le règlement antérieur, car elles ne s’appliquent pas bien dans le contexte international.

Pouvoirs

Le nouveau règlement accorde aux administrateurs généraux (par exemple le sous-ministre des Affaires étrangères et le sous-ministre de la Défense nationale) d’AMC et du MDN (les ministères employeurs) le pouvoir de procéder à des nominations, au sein de leur ministère respectif. Il précise également que ces administrateurs généraux peuvent subdéléguer ces pouvoirs à des personnes au sein de leur ministère. Le nouveau règlement abolit également la restriction imposée au MDN qui l’oblige à procéder à des nominations uniquement dans les pays de l’Organisation du Traité de l’Atlantique Nord.

Nominations

Le nouveau règlement donne aux administrateurs généraux d’AMC et du MDN, ou à leurs délégués, la possibilité de nommer du personnel embauché sur place tout en veillant à ce que ces nominations soient fondées sur le mérite. Le nouveau règlement exige que ces administrateurs généraux, ou leurs délégués :

• établissent les qualifications nécessaires pour le travail à effectuer;
• utilisent toute méthode d’évaluation qu’ils jugent appropriée pour déterminer si une personne possède ces qualifications;
• déterminent si la possibilité de nomination doit être annoncée ou non, et si elle doit être faite pour une période déterminée ou indéterminée.

Les modifications, qui suppriment l’exigence selon laquelle les postes vacants doivent être pourvus par voie de concours et que les critères de sélection doivent être fondés sur le mérite relatif, permettront une meilleure harmonisation du nouveau règlement avec la LEFP.

Emploi temporaire

Le nouveau règlement prévoit un mécanisme permettant aux ministères employeurs de nommer rapidement du personnel temporaire pour répondre à des besoins immédiats et à court terme. Ce mécanisme permet aux administrateurs généraux d’AMC et du MDN, ou à leurs délégués, de nommer du personnel temporaire pour un maximum de 125 jours ouvrables par année civile. Le règlement antérieur limitait ce mécanisme d’embauche aux situations d’urgence.

Cessation d’emploi

Le nouveau règlement établit des exigences relatives à la cessation d’emploi, dans les circonstances ci-dessous.

(1) Mise en disponibilité

Le nouveau règlement autorise les administrateurs généraux d’AMC et du MDN, ou leurs délégués, à mettre en disponibilité une personne nommée à titre de personnel embauché sur place si ses services ne sont plus nécessaires faute de travail, par suite de la suppression d’une fonction, ou à cause d’un transfert de travail ou de fonction à l’extérieur d’une mission ou d’une unité de soutien militaire. Un préavis écrit de mise en disponibilité doit être donné un mois avant la date de prise d’effet de la mise en disponibilité ou conformément au droit du travail local, la période la plus longue ayant préséance. Le règlement antérieur contenait des dispositions similaires en matière de mise en disponibilité, à l’exception d’un droit de priorité accordé à un employé nommé pour une durée indéterminée ayant été mis en disponibilité. Cette disposition a été retirée du nouveau règlement.

(2) Démission

Le règlement antérieur ne comprenait pas de dispositions relatives à la démission du personnel embauché sur place. En vertu du nouveau règlement, une personne nommée à titre de personnel embauché sur place peut démissionner en donnant un préavis écrit de son intention et en se conformant aux exigences du droit du travail local applicables. L’emploi de la personne nommée à titre de personnel embauché sur place prendra fin à la date précisée par écrit par l’administrateur général d’AMC ou du MDN, ou son délégué.

Surveillance et rapports

Le règlement antérieur ne prescrivait aucune exigence de surveillance et de rapports. Le nouveau règlement prescrit des exigences en matière de surveillance et de rapports pour les administrateurs généraux d’AMC et du MDN. Ces derniers seront tenus de surveiller la conformité au nouveau règlement et de rendre compte de leurs résultats à la Commission de la fonction publique (CFP) trois ans après l’entrée en vigueur du nouveau règlement et, au minimum, tous les cinq ans par la suite.

Élaboration de la réglementation

Consultation

AMC et le MDN ont été consultés dans le cadre de l’élaboration du nouveau règlement et soutiennent l’initiative. Les concepts et les éléments qui sous-tendent la nouvelle approche réglementaire ont été communiqués aux employés embauchés sur place lors d’un symposium mondial. Les réactions recueillies ont été positives et favorables à l’initiative.

La proposition a fait l’objet d’une publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada le 10 juin 2023, pour une période de consultation de 30 jours qui a pris fin le 10 juillet 2023. Les ministères employeurs ont été avisés de la publication préalable et ont fait part de l’information à leur personnel à l’étranger.

Deux commentaires ont été reçus à la suite de la publication préalable. Le premier commentaire était hors de la portée de la proposition, car il portait sur les pouvoirs de l’employeur, qui ont été délégués aux ministères employeurs. Par conséquent, le commentaire a été soumis à ces ministères aux fins d’examen.

Dans le deuxième commentaire, la personne se préoccupait du fait que les exigences de surveillance et de rapports ne présentaient pas d’intérêt pour la gestion du personnel, et disait que les ministères employeurs n’avaient pas besoin de cette bureaucratie supplémentaire axée sur la conformité.

La CFP a examiné ce commentaire, mais n’a pas rajusté le nouveau règlement. Dans le cadre d’un système de dotation entièrement délégué, la CFP a besoin de la surveillance et des rapports pour remplir son mandat à titre d’organisme indépendant devant rendre compte au Parlement relativement à l’état et à l’intégrité de la dotation au sein de la fonction publique fédérale.

Tous les commentaires reçus durant la publication préalable ont été publiés sur le site Web de la Gazette du Canada afin qu’ils soient accessibles au public.

Un troisième commentaire a été reçu plusieurs semaines après la fin de la période de consultation, mais a été jugé hors de la portée de la proposition. À la demande de la personne ayant soumis le commentaire, ce dernier a été transmis à AMC et au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada aux fins d’examen.

Obligations relatives aux traités modernes et consultation et mobilisation des Autochtones

Conformément à la Directive du Cabinet sur l’approche fédérale pour la mise en œuvre des traités modernes, la présente initiative a fait l’objet d’une évaluation préliminaire, et il ne semble pas y avoir d’incidence sur les obligations du Canada en matière de traités modernes.

Choix de l’instrument

Au cours de la phase d’élaboration de l’initiative, la CFP a examiné de multiples options pour atteindre le résultat souhaité, soit l’amélioration de la capacité du gouvernement du Canada à employer, de façon efficiente et efficace, une main-d’œuvre embauchée sur place pour soutenir ses opérations à l’étranger.

Le pouvoir de réglementation concernant les décrets d’exemption en vertu de la LEFP est confié à la CFP, avec l’approbation du gouverneur en conseil. Dans l’exercice de ce pouvoir, la CFP a examiné deux options concernant l’emploi du personnel embauché sur place :

• (1) maintenir le décret d’exclusion antérieur, qui exclut le personnel embauché sur place de l’application de la LEFP dans son ensemble;
• (2) exclure le personnel embauché sur place de certaines dispositions de la LEFP.

Conformément à la LEFP, la CFP ne peut procéder à une exclusion que lorsqu’elle détermine difficilement réalisable et contraire aux intérêts de la fonction publique d’appliquer la LEFP ou l’une de ses dispositions à une catégorie de personnes. Compte tenu de la nature complexe du personnel embauché sur place qui est assujetti aux lois du travail locales et aux diverses juridictions, et considérant qu’il n’est pas assujetti aux autres lois du gouvernement du Canada liées aux ressources humaines, la CFP a déterminé que le régime d’exclusion actuel devrait être maintenu. De plus, la LEFP exige l’adoption de règles réglementaires régissant l’emploi des personnes exclues.

Analyse de la réglementation

Avantages et coûts

Une analyse coûts-avantages a permis de constater que les coûts nets globaux liés à l’initiative sont minimes, et inférieurs à un million de dollars par an.

Il est prévu que le nouveau règlement aura un impact sur les ressources des deux ministères employeurs. Les politiques, les directives et les autres documents internes devront être mis à jour pour refléter les nouvelles exigences découlant de l’initiative.

De plus, le personnel des ministères aura à apprendre et à s’adapter au nouveau régime. Toutefois, on estime que cela n’entraînera pas de coûts importants pour les ministères employeurs, étant donné que le nouveau régime est harmonisé avec la LEFP actuelle, laquelle est en vigueur depuis plus de 15 ans et est largement connue et comprise par les gestionnaires d’embauche des deux ministères.

L’établissement d’un régime conforme à la LEFP actuelle donnera aux administrateurs généraux la même souplesse dont ils disposent pour nommer des personnes dans la fonction publique. Il permettra aussi l’adoption de pratiques de nomination plus efficientes et efficaces.

Le nouveau règlement prévoira des responsabilités claires en ce qui concerne l’embauche du personnel embauché sur place. Étant donné que les administrateurs généraux d’AMC et du MDN feront rapport des résultats de la surveillance, la CFP pourra en échange leur fournir des conseils et une orientation, et faire part de son expertise pour améliorer le fonctionnement du cadre d’emploi du personnel embauché sur place. De plus, les résultats de la surveillance permettront à la CFP d’évaluer l’efficacité du régime réglementaire qu’elle a mis en place et de déterminer s’il atteint les résultats escomptés.

Lentille des petites entreprises

L’analyse effectuée dans le cadre de la lentille des petites entreprises a permis de conclure que le nouveau règlement n’aura pas de répercussions sur les petites entreprises canadiennes.

Règle du « un pour un Â»

La règle du « un pour un Â» ne s’applique pas puisqu’il n’y a aucun changement graduel au fardeau administratif imposé aux entreprises. L’initiative abroge un règlement existant et le remplace par un nouveau titre réglementaire, sans entraîner une augmentation ou une diminution nette des titres réglementaires.

Coopération et harmonisation en matière de réglementation

Le nouveau règlement ne comporte pas de volet de coopération en matière de réglementation.

Évaluation environnementale stratégique

Conformément à la Directive du Cabinet sur l’évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes, l’analyse préliminaire a permis de conclure qu’une évaluation environnementale stratégique n’est pas requise.

Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+)

En établissant un régime d’emploi modernisé, la présente initiative améliorera la capacité du gouvernement du Canada à employer de manière efficiente et efficace une main-d’œuvre embauchée sur place, et offrira la flexibilité requise pour exercer ses activités dans plusieurs juridictions. Cela permettra aux ministères employeurs d’appliquer le droit du travail local tout en renforçant l’engagement du Canada envers la diversité et l’égalité des sexes dans le monde entier.

Mise en œuvre, conformité et application, et normes de service

Le nouveau règlement entre en vigueur le jour de son enregistrement.

Un nouveau décret d’exemption est nécessaire pour soutenir la mise en œuvre du nouveau règlement. Ce nouveau décret d’exemption a été pris en même temps que le nouveau règlement.

Les administrateurs généraux d’AMC et du MDN seront chargés d’assurer la conformité au nouveau règlement au sein de leurs ministères respectifs.

Personne-ressource

Sandrine Diotte-Chénier
Gestionnaire
Section de la réglementation et des plaintes en dotation
Direction des politiques et orientations stratégiques
Commission de la fonction publique du Canada
Téléphone : 819‑665‑0620
Courriel : cfp.reglements-regulations.psc@cfp-psc.gc.ca