Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail : DORS/2023-79
La Gazette du Canada, Partie II, volume 157, numéro 10
Enregistrement
DORS/2023-79 Le 21 avril 2023
CODE CANADIEN DU TRAVAIL
C.P. 2023-361 Le 21 avril 2023
Sur recommandation du ministre du Travail et en vertu de l’article 238.2référence a et des paragraphes 253.2(4)référence b, 264(1)référence c et 270(1)référence d du Code canadien du travail référence e, Son Excellence la Gouverneure générale en conseil prend le Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail, ci-après.
Règlement modifiant certains règlements pris en vertu du Code canadien du travail
Règlement du Canada sur les normes du travail
1 Le Règlement du Canada sur les normes du travail référence 1 est modifié par adjonction, après l’article 3, de ce qui suit :
Déclaration d’emploi
3.1 Les renseignements ci-après sont inclus dans la déclaration d’emploi remise conformément à l’article 253.2 de la Loi :
- a) le nom des parties à la relation d’emploi;
- b) le titre du poste de l’employé et une brève description de ses fonctions et responsabilités;
- c) l’adresse du lieu de travail habituel;
- d) la date du début de l’emploi;
- e) la durée de l’emploi;
- f) la durée de la période de probation, selon le cas;
- g) des précisions concernant les compétences nécessaires pour le poste;
- h) des précisions concernant toute formation requise pour le poste;
- i) les heures de travail de l’employé y compris la façon de les calculer et les règles relatives aux heures supplémentaires;
- j) le taux horaire ou le salaire annuel, y compris les taux des heures supplémentaires;
- k) la fréquence des jours de paie et du versement de toute autre forme de rémunération;
- l) les retenues obligatoires prélevées sur le salaire;
- m) des renseignements sur le processus de réclamation par l’employé des indemnités de dépenses raisonnables liées au travail.
2 Le même règlement est modifié par adjonction, après l’article 23, de ce qui suit :
Indemnité de dépenses raisonnables liées au travail
23.1 (1) Pour l’application du paragraphe 238.1(1) de la Loi, les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si la dépense est liée ou non au travail sont les suivants :
- a) elle est liée à l’exécution du travail par l’employé;
- b) elle permet à un employé d’exécuter son travail;
- c) elle est exigée par l’employeur comme condition d’emploi ou de maintien de l’emploi;
- d) elle satisfait à une exigence liée au travail de l’employé qui est imposée par une norme de santé ou de sécurité au travail;
- e) elle est engagée par l’employé à des fins professionnelles légitimes et non pour son usage ou son plaisir personnel.
(2) Pour l’application du paragraphe 238.1(1) de la Loi, les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si la dépense est raisonnable ou non sont les suivants :
- a) elle est liée à l’exécution du travail par l’employé;
- b) elle permet à un employé d’exécuter son travail;
- c) elle est engagée à la demande de l’employeur;
- d) elle est supérieure au montant nécessaire pour l’exécution du travail;
- e) elle est habituellement remboursée par un employeur dans un secteur semblable;
- f) elle a été autorisée à l’avance par l’employeur;
- g) elle est engagée de bonne foi par l’employé;
- h) si la demande inclut un document, tel qu’un reçu, une facture ou tout autre document indiquant les frais engagés.
(3) Pour l’application de l’alinéa 238.1(3)c) de la Loi, le délai fixé pour verser à l’employé tout montant payable est de trente jours suivant la présentation d’une demande de remboursement par l’employé.
3 L’alinéa 24(2)f) de la version française du même règlement est remplacé par ce qui suit :
- f) les sommes versées chaque jour de paie, une fois les retenues effectuées, avec les détails précis sur les retenues effectuées;
Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail)
| Article | Colonne 1 Disposition |
Colonne 2 Type de violation |
|---|---|---|
| 95.1 | 238.1(1) | B |
| 95.2 | 238.1(3)a) | B |
| 95.3 | 238.1(3)b) | B |
| 95.4 | 238.1(3)c) | B |
| Article | Colonne 1 Disposition |
Colonne 2 Type de violation |
|---|---|---|
| 132.1 | 253.1(1) | A |
| 132.2 | 253.1(2) | A |
| 132.3 | 253.1(3) | A |
| 132.4 | 253.2(1) | A |
| 132.5 | 253.2(2) | A |
| 132.6 | 253.2(3) | A |
| Article | Colonne 1 Disposition |
Colonne 2 Type de violation |
|---|---|---|
| 1 | 3.1a) | A |
| 1.01 | 3.1b) | A |
| 1.02 | 3.1c) | A |
| 1.03 | 3.1d) | A |
| 1.04 | 3.1e) | A |
| 1.05 | 3.1f) | A |
| 1.06 | 3.1g) | A |
| 1.07 | 3.1h) | A |
| 1.08 | 3.1i) | A |
| 1.09 | 3.1j) | A |
| 1.1 | 3.1k) | A |
| 1.11 | 3.1l) | A |
| 1.12 | 3.1m) | A |
| 1.13 | 4 | A |
Entrée en vigueur
6 (1) Sous réserve du paragraphe (2), le présent règlement entre en vigueur à la date d’entrée en vigueur de l’article 502 de la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018, chapitre 27 des Lois du Canada (2018), ou, s’il est enregistré après cette date, soixante jours suivant la date de sa publication dans la Partie II de la Gazette du Canada.
(2) L’article 2 et le paragraphe 4(1) entrent en vigueur à la date d’entrée en vigueur de l’article 486 de la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018, chapitre 27 des Lois du Canada (2018), ou, si le présent règlement est enregistré après cette date, soixante jours suivant la date de sa publication dans la Partie II de la Gazette du Canada.
RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION
(Le présent résumé ne fait pas partie du Règlement.)
Enjeux
Les normes du travail au sein des industries du secteur privé relevant de la compétence fédérale sont réglementées par la partie III du Code canadien du travail (le Code). Il s’agit notamment d’industries telles que le transport aérien, le transport routier interprovincial, la radiodiffusion et la télédiffusion, les télécommunications, les banques et les services postaux et de messagerie. Actuellement, la définition des salaires en vertu de la partie III du Code ne comprend pas les dépenses liées au travail (par exemple les uniformes, l’équipement, les déplacements et l’hébergement, la formation et le carburant), ce qui constitue une lacune législative. Les employés qui cherchent à se faire rembourser des dépenses liées au travail ont peu d’options pour recouvrer ces dépenses sans déclencher des poursuites au civil contre leur employeur. Les procédures civiles peuvent être coûteuses pour les employés et les employeurs et prennent beaucoup de temps. Les dispositions législatives figurant dans la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018 (LEB no 2 de 2018) comblent cette lacune, mais exigent un règlement d’application. Le Règlement exigera que les employeurs remboursent à leurs employés les dépenses liées au travail dans les 30 jours suivant la présentation d’une demande de remboursement lorsqu’il n’y a pas d’entente écrite établissant un autre délai et prévoira les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si une dépense est liée ou non au travail ou si elle est raisonnable ou non.
À l’heure actuelle, les employeurs relevant de la compétence fédérale ne sont pas tenus de fournir aux employés des documents sur leur situation d’emploi ou sur la nature de leur relation avec l’employeur. La LEB no 2 de 2018 prévoit des modifications au Code qui obligeront les employeurs à fournir à leurs employés des renseignements précisant la nature de leur emploi. Un règlement est nécessaire afin de préciser quels renseignements doivent être mentionnés dans une déclaration relative aux conditions d’emploi.
Contexte
La LEB no 2 de 2018, qui a reçu la sanction royale le 13 décembre 2018, a apporté plusieurs modifications au Code. Plusieurs de ces modifications sont maintenant en vigueur (par exemple l’élimination des exigences minimales en matière de durée de service pour les congés de maternité et les congés parentaux) et d’autres devraient entrer en vigueur au cours des prochaines années, parallèlement à leurs règlements d’application. Les modifications visent principalement à améliorer les protections offertes aux employés, en particulier ceux qui occupent un emploi précaire, tout en soutenant la productivité des milieux de travail.
Parmi les modifications de la LEB no 2 de 2018 qui ne sont pas encore en vigueur figurent les exigences selon lesquelles les employeurs doivent fournir à leurs employés :
- a) le remboursement des dépenses raisonnables liées au travail;
- b) une déclaration d’emploi écrite indiquant les renseignements relatifs à leur emploi dans leurs 30 premiers jours d’emploi;
- c) les renseignements concernant les droits et obligations des employeurs et des employés en vertu de la partie III du Code dans les 30 premiers jours de leur emploi et dans les 30 jours suivant toute mise à jour.
Les exigences énumérées aux alinéas a) et b) requièrent un règlement d’application, cependant les trois modifications entreront en vigueur par décret. Les dispositions législatives relatives au remboursement, la déclaration d’emploi écrite et les renseignements requis sur les droits et obligations prévus à la partie III, ainsi que le règlement connexe, entreront en vigueur en même temps.
Application des nouvelles dispositions
La partie III du Code établit des normes du travail de base (par exemple le versement du salaire et les congés) qui s’appliquent aux personnes employées par les sociétés d’État fédérales (à l’exception de la fonction publique) et les industries du secteur privé sous réglementation fédérale. Ces industries comprennent :
- le transport international et interprovincial routier, maritime et ferroviaire, notamment l’expédition, le camionnage de même que le transport par autocar;
- les aéroports et les transporteurs aériens;
- les opérations portuaires;
- les télécommunications et la radiodiffusion;
- les banques;
- les conseils de bande des Premières Nations;
- les industries déclarées par le Parlement comme relevant de l’intérêt général du Canada ou de deux provinces ou plus, comme la manutention du grain et l’extraction d’uranium.
Les nouvelles dispositions sur les dépenses liées au travail et la déclaration d’emploi s’appliquent à tous les lieux de travail assujettis à la partie III du Code. La fonction publique fédérale et les employés du Parlement ne sont assujettis qu’aux parties II et IV du Code. Tous les autres milieux de travail, qui représentent plus de 90 % de la main-d’œuvre canadienne, relèvent de la compétence des provinces en matière de travail.
Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail)
Le 1er janvier 2021, la nouvelle partie IV (sanctions administratives pécuniaires) du Code est entrée en vigueur afin de promouvoir le respect des exigences de la partie II (santé et sécurité au travail) et de la partie III (normes du travail) du Code. Le Règlement sur les sanctions administratives pécuniaires (Code canadien du travail) [le Règlement sur les SAP] désigne et classe les violations des dispositions de la partie II et de la partie III du Code et des règlements connexes à l’égard desquelles une sanction administrative pécuniaire (SAP) peut être émise.
Il faut apporter des modifications au Règlement sur les SAP pour s’assurer que les obligations prévues dans les dispositions législatives et le Règlement puissent être assujetties à une SAP.
Objectif
Le principal objectif du Règlement modifiant certains Règlements pris en vertu du Code canadien du travail (remboursement des dépenses liées au travail et déclaration des conditions d’emploi) [ci-après « le Règlement »] est d’appuyer la mise en œuvre des nouvelles dispositions du Code qui permettront de mieux recouvrir les dépenses liées au travail non payées et d’assurer la clarté des conditions d’emploi des employés.
Remboursement des dépenses liées au travail
Les modifications législatives prévues dans la LEB no 2 de 2018 élargissent les dispositions de recouvrement du salaire aux termes de la partie III du Code en permettant aux employés de recouvrer les dépenses raisonnables liées au travail qu’ils ont engagé. Le Règlement rendra la mise en œuvre possible en prescrivant les éléments nécessaires à l’application des dispositions législatives. Il fournira également des précisions supplémentaires en établissant un délai de remboursement dans les cas où il n’y a pas d’entente entre l’employeur et l’employé.
Déclaration des conditions d’emploi
Une déclaration d’emploi écrite énumérant les principales conditions d’emploi permettra de fournir des éclaircissements supplémentaires à propos des normes du travail et d’accroître la transparence sur le marché du travail, offrant ainsi aux travailleurs vulnérables une plus grande certitude au sujet de leur emploi. Ce règlement précisera quels renseignements devraient être fournis dans la déclaration d’emploi écrite.
Description
Dépenses liées au travail
La LEB no 2 2018 a introduit l’article 238.1 du Code, qui confère au gouverneur en conseil le pouvoir de prescrire des dépenses non admissibles, le délai de remboursement dans les cas où il n’existe pas d’entente entre l’employeur et l’employé et les facteurs à prendre en considération pour déterminer si une dépense est liée au travail ou est raisonnable. Le Règlement entrera en vigueur au moment de l’entrée en vigueur par décret des dispositions législatives.
DĂ©lai de remboursement
Le Règlement exigera que les employeurs remboursent à leurs employés les dépenses liées au travail dans les 30 jours suivant la présentation d’une demande de remboursement par un employé, dans la mesure où il n’y a pas d’entente écrite établissant un autre délai.
Lien de la dépense avec le travail
Le Règlement prévoira les facteurs à prendre en compte afin de déterminer si une dépense est liée ou non au travail, à savoir :
- a) si la dépense est liée à l’exécution du travail par l’employé;
- b) si la dépense a été engagée pour permettre à un employé d’exécuter son travail;
- c) si la dépense est exigée comme condition du maintien de l’emploi;
- d) si la dépense a été engagée pour satisfaire à une exigence liée au travail de l’employé imposée par une norme de santé ou de sécurité au travail;
- e) si la dépense a été engagée à des fins professionnelles légitimes plutôt qu’à des fins personnelles ou de divertissement.
Caractère raisonnable d’une dépense
Le Règlement précisera également les facteurs à prendre en compte pour déterminer si une dépense est raisonnable ou non, à savoir:
- a) si la dépense est liée à l’exécution du travail par l’employé;
- b) si la dépense permet à un employé d’exécuter son travail;
- c) si la dépense a été engagée à la demande de l’employeur;
- d) si le montant des dépenses est raisonnable et n’entraîne pas de dépenses supplémentaires inutiles;
- e) si la dépense est habituellement remboursée par un employeur dans un secteur semblable;
- f) si la dépense a été autorisée à l’avance par l’employeur;
- g) si la dépense a été engagée de bonne foi par l’employé;
- h) si la demande de remboursement inclut un document, tel qu’un reçu ou une facture.
Déclaration des conditions d’emploi
La LEB no 2 de 2018 a également imposé aux employeurs l’exigence de fournir une déclaration d’emploi écrite dans les 30 jours suivant l’embauche de l’employé [paragraphe 253.2(1)] et conféré au gouverneur en conseil le pouvoir de prescrire les renseignements à intégrer à la déclaration d’emploi écrite [paragraphe 253.2(4)].
Contenu de la déclaration d’emploi
Le Règlement exigera que l’énoncé d’emploi comprenne les renseignements suivants :
- a) le nom des parties à la relation d’emploi;
- b) le titre du poste et une brève description des fonctions et responsabilités;
- c) le lieu de travail;
- d) la date du début de l’emploi;
- e) la durée de l’emploi;
- f) la durée de la période de probation, selon le cas;
- g) les exigences particulières de l’emploi (par exemple permis de conduire, vérification du casier judiciaire, etc.);
- h) la formation requise;
- i) les heures de travail de l’employé (y compris la façon de les calculer et les règles relatives aux heures supplémentaires);
- j) le taux horaire ou le salaire annuel (y compris les taux des heures supplémentaires);
- k) la fréquence des paiements;
- l) les retenues obligatoires;
- m) le remboursement des dépenses liées au travail (processus, autorisation, etc.).
Règlement sur les SAP — DĂ©signation et classification
Nouvelles obligations réglementaires
Lorsque des modifications sont apportées à la partie III du Code et à ses règlements connexes, l’annexe 2 du Règlement sur les SAP doit être mise à jour pour refléter toute nouvelle exigence qui pourrait être enfreinte.
Le Règlement désignera et classera toutes les obligations applicables de l’employeur à l’annexe 2 du Règlement sur les SAP. Le Règlement sur les SAP précise la méthode utilisée pour déterminer le montant d’une sanction incluse dans un procès-verbal. Le montant de base de la sanction applicable pour une violation (c’est-à -dire la non-conformité à une disposition législative ou réglementaire) varie selon la catégorie d’auteur présumé (par exemple personne physique, petite ou grande entreprise) et le type de violation. En ce qui concerne les obligations de la partie III du Code, chaque violation désignée est classée comme étant de type A, B, C ou D, par ordre de gravité croissant, selon le niveau de risque ou l’incidence et la gravité de la violation, comme il est indiqué dans le tableau 1.
Des modifications au Règlement sur les SAP sont nécessaires pour s’assurer que l’obligation de fournir une déclaration d’emploi avec le contenu prescrit est désignée comme une violation de type « A », puisqu’elle est liée à la tenue de dossiers. Des modifications sont également nécessaires pour faire en sorte que le non-respect du délai de remboursement des dépenses liées au travail soit désigné comme une violation de type « B », car il concerne le calcul et le paiement des salaires et autres sommes.
Nouvelles obligations législatives
Le Règlement désignera et classera également les dispositions du Code qui entreront en vigueur par décret 60 jours après sa publication dans la Partie II de la Gazette du Canada. Plus précisément, les dispositions législatives qui seront désignées à l’annexe 2 du Règlement sur les SAP seront classées au niveau « A » pour toutes les exigences administratives liées à la tenue de dossiers.
Parmi les exemples de ces types de dispositions, mentionnons l’obligation de fournir aux employés tout document applicable relatif aux droits et obligations de l’employeur et des employés, d’afficher les documents, de fournir aux employés licenciés les documents applicables, de fournir aux employés des déclarations d’emploi à jour et de conserver une copie de toute déclaration d’emploi.
Les dispositions législatives qui seront classées au niveau « B » sont toutes liées au calcul et au paiement des salaires. Ces types de dispositions comprennent, par exemple, l’obligation de rembourser les dépenses raisonnables liées au travail et de payer l’employé dans le délai fixé par la convention collective ou convenu par écrit entre l’employeur et l’employé.
| TYPE | PARTIE III |
|---|---|
| A | Liée à des dispositions administratives. |
| B | Concerne le calcul et le versement du salaire et autres sommes. |
| C | Concerne les congés ou autres exigences qui pourraient avoir une incidence sur la sécurité financière ou la santé et la sécurité d’une personne ou d’un groupe de personnes. |
| D | En lien avec l’emploi et la protection des employés mineurs. |
Modification technique mineure
Le seul changement apporté au Règlement depuis la publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada est le remplacement du terme « déductions » par « retenues » à l’alinéa 24(2)f) de la version française du Règlement.
Élaboration de la réglementation
Consultation
Remboursement des dépenses liées au travail
De mai à août 2019, le Programme du travail d’Emploi et Développement social Canada (EDSC) a mené une première série de consultations sur les normes du travail modernes. Un document de travail a été distribué en juin 2019 à plus de 600 intervenants. On a obtenu des commentaires dans le cadre de séances d’information, de séances de consultation et d’observations écrites. Bien que des observations écrites aient été reçues de 67 organisations, un petit nombre de commentaires a été fourni par les parties prenantes sur le remboursement des dépenses liées au travail.
Le Calgary and District Labour Council (CDLC), l’Administration aéroportuaire de Vancouver et le Congrès du travail du Canada ont fourni des commentaires sur la nécessité de prescrire dans le Règlement des types de dépenses inadmissibles, les facteurs à prendre en compte et la date limite de remboursement. Dans l’ensemble, les commentaires étaient favorables à l’orientation envisagée par le Programme du travail. Le CDLC a suggéré que le Règlement ne prescrive aucune dépense comme inadmissible, a préconisé une fenêtre de 30 jours pour le remboursement et a demandé que les dépenses soient remboursées si elles sont liées à quelque chose de spécifiquement requis comme condition d’emploi. L’Autorité aéroportuaire de Vancouver a suggéré qu’une dépense pourrait être considérée comme inéligible si elle était engagée à des fins personnelles plutôt que professionnelles et a demandé que le Règlement soit aussi précis que possible. Les commentaires du Congrès du travail du Canada portaient strictement sur les dépenses engagées par les stagiaires. Le Règlement reflète ces suggestions dans sa conception des facteurs pour déterminer si les dépenses sont liées au travail et sont raisonnables, ainsi que dans le délai de remboursement de 30 jours.
Déclaration des conditions d’emploi
Au cours du même exercice de consultation, les intervenants ont été invités à commenter l’élaboration de la déclaration d’emploi écrite et à donner leur avis à ce sujet. Le Programme du travail a reçu des commentaires du CDLC et de l’Association des banquiers canadiens (ABC). Le CDLC a suggéré que les employés devraient recevoir de l’information sur la façon d’accéder au Code, une version en langage simple du Code et des renseignements sur la façon de déposer une plainte en vertu du Code ainsi que d’autres lois pour faire valoir des droits pertinents. L’ABC a laissé entendre que les exigences supplémentaires en matière de déclaration pourraient constituer un duplicata de l’information déjà fournie aux nouveaux employés dans la lettre d’offre d’emploi, le contrat de travail et les communications internes existantes. Le Programme du travail a tenu compte de ces suggestions et considérations dans le règlement actuel. Les documents d’orientation prévus aideront les employeurs à réduire les dédoublements et à fournir des informations sur le Code à leurs employés.
Publication prĂ©alable dans la Partie I de la Gazette du Canada — Consultation
Le projet de règlement a été publié préalablement dans la Partie I de la Gazette du Canada le 1er octobre 2022, suivi d’une période de commentaires publics de 30 jours. Durant cette période, le Programme du travail a reçu deux observations de membres individuels du public. Un des commentaires présentés après la publication préalable portait à remettre en question la nécessité du remboursement des dépenses liées au travail en général. Cela vient à l’encontre de l’objectif de la législation et de la réglementation, car celles-ci visent à combler une lacune existante en matière de remboursement. L’autre commentaire appuyait les modifications réglementaires et mentionnait spécifiquement la nécessité de couvrir les frais d’uniformes et de nettoyage à sec. Le Règlement n’a pas été modifié pour énoncer des dépenses précises à rembourser, car l’approche privilégiée consiste à établir les facteurs à prendre en compte pour déterminer si les dépenses à rembourser sont liées au travail et si elles sont raisonnables. Par conséquent, selon cette approche, les uniformes et le nettoyage à sec sont susceptibles de satisfaire aux facteurs définis dans la réglementation pour certains types d’emploi.
De plus, le Programme du travail a reçu deux observations de la part d’intervenants représentant les employés : L’Association des banquiers canadiens (ABC) et les Employeurs des transports et communications de régie fédérale (ETCOF). Les deux groupes ont soulevé des préoccupations concernant la nature potentiellement redondante de l’exigence de fournir une déclaration des conditions d’emploi, notant qu’une grande partie de l’information contenue dans l’énoncé est disponible dans d’autres documents et recommandant que les énoncés ne soient pas exigés. Bien que le Programme du travail reconnaisse qu’il peut y avoir un certain dédoublement des efforts, l’intention législative des modifications au Code est d’établir une exigence aux employeurs à fournir aux employés un document écrit contenant les renseignements liés à leur emploi. Le présent règlement énonce les informations à inclure dans cette déclaration tout en offrant une certaine souplesse nécessaire pour le large éventail de professions et du type de travail que l’on trouve dans l’ensemble de la juridiction fédérale. Le Programme du travail estime que la disponibilité de l’information dans d’autres formats devrait alléger l’effort requis et devrait aider la préparation et la mise à jour des déclarations. De plus, les employeurs peuvent (dans le cadre des exigences de la législation et de la réglementation) fournir la déclaration dans le format de leur choix, en utilisant toute documentation ou tout matériel existant pour faciliter ce processus. Le Programme du travail aidera les employeurs à se conformer aux exigences législatives et réglementaires en publiant des documents d’orientation pour les aider à se conformer, sans être trop normatifs, en décrivant comment les employeurs peuvent satisfaire aux exigences.
L’ABC a également recommandé que les dispositions législatives relatives au remboursement soient harmonisées avec les conditions de l’Agence du revenu du Canada (ARC) pour évaluer le remboursement dans leurs formulaires T2200 et T777S et d’inclure les facteurs qui s’appliquent aux employés qui travaillent à domicile. Le Programme du travail note qu’il n’y a pas de décalage entre les nouvelles dispositions du Règlement et les conditions de l’ARC et que l’approche proposée s’applique également aux employés qui travaillent à domicile ou selon un modèle de travail hybride et qui engagent des dépenses liées au travail. Les employeurs devraient continuer d’utiliser les formulaires T2200 et T777S pour déclarer les conditions de travail relatives aux dépenses remboursées ou non remboursées et indiquer où ces dépenses sont remboursées en tout ou en partie. Les employeurs et les employés devraient consulter les directives de l’ARC sur ces formulaires pour bien comprendre les répercussions fiscales du remboursement et la façon de déclarer ces dépenses. L’ABC a également recommandé que les dépenses soient préapprouvées afin d’être considérées comme éligibles au remboursement. Le Programme du travail note que l’approbation préalable (ou l’autorisation préalable, dans le langage du Règlement) est un facteur à prendre en compte pour déterminer le caractère raisonnable d’une dépense et non pas une exigence pour être considéré comme admissible à un remboursement. L’ABC a également recommandé que 60 jours soit le délai de remboursement; le Programme du travail note que la fenêtre de 30 jours dans le Règlement reflète une approche équilibrée entre le fait de donner aux employeurs suffisamment de temps pour traiter le paiement et le remboursement des employés en temps opportun.
L’ETCOF a recommandé que les employés syndiqués soient exemptés du Règlement si leur convention collective prévoit le remboursement des dépenses liées au travail. Les conventions collectives, lorsqu’elles établissent des procédures de remboursement des dépenses raisonnables liées au travail, vont continuer à régir la conduite du remboursement employeur-employé. Il n’y a pas d’exemption nécessaire pour les employés syndiqués. Le Programme du travail note qu’un employé aura recours au processus de plainte si sa convention collective ne couvre pas le remboursement, ou le couvre si étroitement qu’il empêche le remboursement d’une dépense raisonnable liée au travail.
Le Programme du travail apprécie le temps et les efforts déployés par les intervenants pour fournir leurs commentaires sur le Règlement. Pour les raisons susmentionnées, aucune modification n’a été apportée aux modifications à la suite des soumissions.
Obligations relatives aux traités modernes et consultation et mobilisation des Autochtones
Conformément à la Directive du Cabinet sur l’approche fédérale pour la mise en œuvre des traités modernes, une évaluation des traités modernes d’Emploi et Développement social Canada a été effectuée dans le cadre du mémoire au Cabinet et de la présentation au Conseil du Trésor associée au Règlement. L’évaluation n’a relevé aucune incidence ni obligation découlant des traités modernes. Le Programme du travail a consulté des organisations autochtones nationales au sujet de l’application des propositions de normes du travail modernes aux milieux de travail fédéraux (par exemple les conseils de bande) dans les réserves, y compris le remboursement des dépenses liées au travail. Ce règlement n’a pas suscité de commentaires ou de préoccupations. À l’avenir, le Programme du travail continuera de collaborer avec ses partenaires autochtones à l’étape de la mise en œuvre et pour faire connaître les normes du travail fédérales, y compris chez les employés autochtones couverts par la partie III du Code, et d’accroître la conformité des employeurs.
Choix de l’instrument
De nouvelles dispositions sur les dépenses liées au travail et la déclaration des conditions d’emploi seront ajoutées à la partie III du Code par le biais de modifications prévues dans la LEB no 2 de 2018. En ce qui concerne le remboursement, les dispositions prévoient quels pouvoirs réglementaires établissent un délai dans les cas où il n’y a pas d’entente entre l’employeur et l’employé. De nouvelles dispositions prévoient également le pouvoir d’établir des règlements énonçant les facteurs à prendre en considération pour déterminer si une dépense est liée au travail et si elle est raisonnable.
À l’heure actuelle, le Code n’impose pas aux employeurs l’obligation de rembourser aux employés les dépenses liées au travail. Lorsque ces frais sont engagés et que les employeurs ne fournissent pas de remboursement, les employés n’ont aucun recours en vertu du Code et doivent intenter des poursuites au civil contre leur employeur. Ce processus peut être fastidieux et le fardeau et les coûts imposés pour intenter une poursuite peuvent dissuader les employés de faire valoir leurs droits. De plus, les conditions reliées au remboursement des dépenses liées au travail sont souvent le fruit d’ententes verbales informelles, d’où l’absence ou la quasi-absence de documents probants pour les employés en cas de différend. Un règlement doit être établi pour préciser quelles dépenses sont jugées raisonnables et liées au travail. Un règlement doit également être établi pour fixer une date limite pour l’indemnisation afin que les employés soient remboursés en temps voulu.
Les nouvelles dispositions législatives créent une obligation pour les employeurs de fournir aux employés les renseignements dans les 30 premiers jours de leur emploi et prévoient également un pouvoir réglementaire d’énoncer les renseignements qu’un employeur doit fournir aux employés dans la déclaration des conditions de travail. Il est à la fois nécessaire et approprié de créer un règlement afin de veiller à ce que les renseignements fournis aux employés soient standardisés et complets, et pour s’assurer que tous les employés assujettis à la partie III du Code reçoivent les mêmes renseignements.
Analyse de la réglementation
Intervenants touchés
Le Règlement s’appliquera à tous les employés et employeurs sous réglementation fédérale assujettis à la partie III du Code. En raison du volume plus élevé de dépenses liées au travail dans le secteur du transport routier, les employeurs et employés du secteur du camionnage, en particulier les petites entreprises de moins de cinq employés, pourraient être plus touchés que ceux des autres industries.
Scénario de base et scénario réglementaire
Scénario de base
Selon le scénario de base, puisque les dépenses liées au travail ne sont pas incluses dans la définition du salaire prévue dans la partie III du Code, les employés réclamant le remboursement de ces dépenses continueront d’avoir peu d’options de recouvrement. Celles-ci se limitent probablement à une seule option qui est une poursuite civile contre leur employeur et qui entraîne souvent des frais juridiques importants pour les deux parties. Par conséquent, en raison du coût prohibitif d’une poursuite civile, la majorité des employés qui ne sont pas assujettis par une convention collective ou une convention individuelle régissant le paiement des dépenses liées au travail pourraient continuer d’avoir des difficultés dans le recouvrement des dépenses raisonnables liées au travail si leur employeur n’est pas d’accord ce qui entraîne une perte de revenu pour l’employé.
De plus, les employeurs assujettis à la partie III du Code ne seront toujours pas tenus de fournir aux employés des documents sur leur situation d’emploi actuelle ou la nature de leur relation avec l’employeur, ni des renseignements sur les droits et obligations des employeurs et des employés aux termes de la partie III du Code. Ainsi, bon nombre d’employés ne seront pas certains de leurs droits en vertu du Code, ce qui les rend plus vulnérables et, dans certains cas, ils subissent une perte de salaire (heures supplémentaires admissibles mais non rémunérées, congés annuels, etc.).
Sans les modifications, un manque de clarté persisterait quant à savoir ce que constitue une dépense liée au travail et si une dépense est raisonnable. Par conséquent, la question demeurerait une source de conflits entre les parties en milieu de travail, ce qui affecterait de manière négative les relations de travail et la productivité.
Scénario réglementaire
Le nouveau paragraphe 238.1(1) du Code prévoit que les employeurs doivent rembourser aux employés les dépenses raisonnables liées au travail, mais ne précise pas les facteurs en cause. Par exemple, il ne précise pas ce qui constitue une dépense raisonnable liée au travail qu’un employeur doit rembourser à un employé. L’article 238.2 prévoit que le gouverneur en conseil peut prendre des règlements à cette fin. Le Règlement instaurera des facteurs pour déterminer si une dépense est considérée comme étant raisonnable et liée au travail, et donc assujettie au remboursement par les employeurs. Par conséquent, les nouveaux facteurs prévus pourraient imposer des coûts supplémentaires aux employeurs, mais seulement dans la mesure où le Règlement prescrit des facteurs qui s’ajoutent aux dépenses liées au travail qui sont déjà admissibles conformément aux pratiques actuelles. Le Règlement précisera également les facteurs utilisés pour déterminer si une dépense est inadmissible au remboursement, ce qui, dans certains cas, pourrait réduire les coûts nets pour les employeurs.
Les dépenses que les employés doivent engager conformément à une convention collective ou à toute autre entente écrite entre le syndicat et l’employeur ne seront pas assujetties au Règlement et sont donc exclues du calcul des coûts.
Avantages et coûts
Coûts pour les employeurs
Remboursement des dépenses liées au travail
Parmi les secteurs relevant de la compétence fédérale, et d’après une étude préliminaire des ententes conclues entre les employeurs et les syndicats ou employés, on s’attend à ce que les coûts des dépenses liées au travail soient les plus élevés dans les secteurs du transport routier (par exemple les frais accessoires d’automobile) et du transport aérien (par exemple les indemnités pour uniformes, le nettoyage à sec, etc.) et, dans une moindre mesure, dans les secteurs des services postaux et de messagerie, du transport ferroviaire, des télécommunications et du transport maritime (y compris le débardage).
Les coûts estimés sont basés sur les données préliminaires du Programme du travail sur les plaintes dans le secteur du transport routier. L’année dernière, le nombre total de plaintes monétaires dans ce secteur s’élevait à 2 608. Entre 10 % et 15 % de celles-ci comportaient une allégation relative aux dépenses liées à l’emploi, et le montant moyen de la réclamation pour les dépenses liées à l’emploi était de 217 $ par plainte.
La valeur des coûts supplémentaires engagés par les employeurs devrait s’établir à 90 833 $ par année à compter de la première année d’entrée en vigueur du Règlement. Cette estimation repose sur les plaintes relatives aux dépenses engagées par l’industrie du transport routier (pour la plupart des camionneurs urbains). Cette estimation est prudente (c’est-à -dire qu’elle est susceptible de surestimer les dépenses dans l’industrie du camionnage) parce qu’elle tient compte de la tranche supérieure (15 %) de la fourchette pour le nombre estimatif de plaintes liées aux dépenses (de 10 % à 15 %). Selon cette approche, les 391 plaintes jugées liées à des dépenses liées à l’emploi (qui représentent 15 % du total des 2 608 plaintes monétaires) ont été multipliées par le coût moyen estimatif de 217 $ par plainte portant sur les dépenses liées au travail, afin de calculer le coût supplémentaire annuel total. De nombreux employeurs remboursent actuellement certaines dépenses liées au travail, de sorte que les procédures administratives de réception et de validation des demandes peuvent déjà exister dans plusieurs milieux de travail; les coûts supplémentaires pour vérifier et administrer les nouvelles demandes devraient donc être négligeables.
Déclaration des conditions d’emploi
On estime que jusqu’à 462 920 employés (estimation plafond), qui ne sont pas assujettis à une convention collective ou n’ont pas suivi de séances de formation et d’intégration à titre de nouveaux employés, pourront bénéficier de déclarations écrites de conditions d’emploi.
À l’heure actuelle, au moins 575 000 employés assujettis à la partie III reçoivent déjà une déclaration des conditions d’emploi. On estime que cela comprend les 352 000 employés assujettis à une convention collective et les 223 000 employés non syndiqués dont on estime qu’ils suivent des séances de formation et d’intégration à titre de nouveaux employés. Il est fort probable que la grande majorité des employés qui suivent ce type de formation et qui ne sont pas syndiqués reçoivent tous des déclarations personnalisées des conditions d’emploi à l’appui de leur formation.
Selon l’EnquĂŞte sur les milieux de travail de compĂ©tence fĂ©dĂ©rale de 2015, 38,2 % de tous les employeurs assujettis Ă la partie III offrent une sĂ©ance d’orientation aux nouveaux employĂ©s, ce qui reprĂ©sente environ 7 278 entreprises. On suppose qu’environ la moitiĂ© de ces entreprises sont des milieux de travail syndiquĂ©s qui fournissent dĂ©jĂ des dĂ©clarations de ce genre. Puisque l’on estime que 19 000 entreprises sont assujetties Ă la partie III, on suppose que la majoritĂ© des entreprises restantes — jusqu’à 11 774 entreprises selon l’estimation plafond — n’offrent probablement pas de dĂ©clarations des conditions d’emploi Ă leurs employĂ©s.
En ce qui concerne les coûts d’élaboration d’un modèle de déclaration des conditions d’emploi à la charge de l’employeur, on estime qu’ils seront assez explicites et que l’opération prendra environ deux minutes. Le court délai supposé tient au fait que la réglementation fournit déjà un modèle détaillé que les employeurs peuvent utiliser. Cette composante des coûts a été estimée comme suit : Le nombre estimatif d’entreprises qui ne fournissent pas déjà de déclarations des conditions d’emploi (11 774 entreprises) a été multiplié par 0,03 heure (2 minutes), puis par 39,26 $, soit le salaire horaire moyen d’un commis aux ressources humaines au Canada. Le montant total pour le développement du modèle revient à 15 409 $. Ces coûts sont essentiellement ponctuels, à l’exception de ceux liés aux nouveaux entrants des années futures, qui sont estimés à moins de 1 % par année.
On estime que l’employeur devra consacrer environ cinq minutes en moyenne par employé touché pour saisir des renseignements personnalisés dans le modèle de déclaration des conditions d’emploi. Il faut se rappeler qu’il s’agit là d’une moyenne et que certaines déclarations peuvent être moins complexes et d’autres, plus complexes, de sorte que le temps nécessaire variera selon le niveau de détail requis. Le calcul selon cette approche est le suivant : Le nombre d’employés qui ne reçoivent pas de déclarations des conditions d’emploi à l’heure actuelle (462 920 employés) est multiplié par le temps requis pour remplir ces dernières par l’employeur (0,08 heure, soit 5 minutes), puis par 39,26 $ pour un total de 1 514 519 $. Comme dans le cas de l’élaboration des modèles, la majeure partie des coûts s’appliqueront la première année; ce sont surtout les nouveaux employés et ceux qui remplaceront les travailleurs partis à la retraite qui seront touchés au cours des années futures, ce qui ne représente, selon les estimations, que 2,75 % de la population active par année.
Le coût de cette composante de la réglementation comprend l’ajout des deux éléments mentionnés dans les paragraphes précédents.
Coûts pour le gouvernement du Canada
Le Règlement imposera des frais de communication ponctuels mineurs et des coûts de 20 000 $ pour la préparation des documents d’orientation opérationnels par le gouvernement du Canada au cours de la première année d’application. En outre, l’application du Règlement pourrait entraîner des coûts supplémentaires dans le cadre de l’utilisation d’une variété d’approches faisant partie d’un continuum de conformité. Cela peut inclure l’évaluation de la non-conformité aux nouvelles exigences en matière de tenue de registres en effectuant des inspections ou en encourageant la conformité en informant et en conseillant les employeurs sur leurs obligations en matière de tenue de dossiers, en cherchant une assurance de conformité volontaire de la part de l’employeur ou en émettant une ordonnance de conformité pour mettre fin à l’infraction et prendre des mesures pour empêcher qu’elle ne se reproduise. Bien que le coût de l’application diminuera probablement chaque année, à mesure que les employeurs s’adapteront au nouvel environnement réglementaire, nous avons établi une estimation prudente des coûts supplémentaires de l’application, soit 97 500 $ par année pour la période de 10 ans allant de 2023 à 2032.
Avantages pour les employeurs
La certitude accrue que procure le Règlement quant à ce qui est considéré comme une dépense liée au travail et ce qui ne l’est pas devrait bénéficier aux employeurs. La normalisation des facteurs à prendre en considération peut avoir une incidence sur les petits employeurs qui s’interrogeaient auparavant et qui n’étaient pas en mesure de déterminer ce qui devrait être considéré comme des dépenses liées au travail. On s’attend à ce que la déclaration des conditions d’emploi aide les employeurs à clarifier la relation employeur-employé dès l’entrée en fonction de l’employé. Il pourrait en résulter une diminution du nombre de plaintes de nature pécuniaire et de plaintes liées à des congédiements injustes, ainsi qu’une diminution du nombre de recours au civil exercés contre des employeurs.
Avantages pour les employés
Remboursement des dépenses liées au travail
Les employĂ©s qui engagent des dĂ©penses liĂ©es Ă leur travail qui ne sont pas remboursĂ©es par leur employeur n’ont actuellement aucun recours en vertu du Code. Pour obtenir un remboursement, ces derniers doivent exercer un recours civil contre leur employeur — ce qui entraĂ®ne des frais importants qui sont souvent impossibles Ă assumer. L’introduction de règles obligeant les employeurs Ă rembourser leurs employĂ©s signifie que ces frais ne seront plus Ă la charge des employĂ©s, lesquels pourront dĂ©poser une plainte auprès du Programme du travail pour rĂ©cupĂ©rer ces montants. Les employĂ©s recevront un montant identique Ă celui des dĂ©penses de l’employeur Ă©numĂ©rĂ©es ci-dessus, mais cette fois sous forme d’économies, de l’ordre de 84 890 $ par annĂ©e.
Déclaration des conditions d’emploi
Les travailleurs non syndiquĂ©s (environ 66 % des employĂ©s sous rĂ©glementation fĂ©dĂ©rale) tireront profit de dĂ©clarations Ă©crites des conditions d’emploi. Les employĂ©s bĂ©nĂ©ficieront d’une plus grande certitude et d’une plus grande clartĂ© quant Ă leurs conditions d’emploi, ce qui rĂ©duirait les conflits entre eux et leur employeur en Ă©tablissant — au dĂ©but de la pĂ©riode d’emploi — une description claire de leurs heures et de leur lieu de travail, de leur rĂ©munĂ©ration, de leurs avantages, des exigences et des conditions d’emploi, ainsi que d’autres facteurs.
Économies liées à la réduction des litiges civils
Le Règlement éliminera le besoin pour les parties en milieu de travail d’exercer des recours civils pour obtenir le remboursement des dépenses liées au travail. En utilisant les coûts des procédures à la Cour des petites créances comme référence, les frais de base à eux seuls pourraient atteindre au moins 601 $ par réclamation (les frais en vigueur d’une division provinciale de la Cour des petites créances ont été utilisés pour cette analyse). À cela s’ajouterait le coût d’opportunité correspondant au temps qui doit être consacré à la poursuite (mesuré en salaire perdu), estimé à 8 heures au total pour la conférence de règlement et le procès et à environ 8 heures au total pour la préparation de chaque partie. Il s’agit ici des coûts minimaux, car ils n’incluent pas les honoraires ou le temps consacré à d’autres procédures de la Cour qui peuvent être nécessaires, comme les audiences d’examen, les coûts d’exécution et les frais juridiques.
Les économies liées à cette composante réglementaire des coûts ont été estimées comme suit : Le nombre de demandes de remboursement présentées annuellement au Programme du travail se rapportant à des dépenses liées à l’emploi (391 demandes) a été multiplié par les frais de réclamation (601 $). À cela s’ajoutera le coût d’opportunité de deux jours (un jour de préparation de 8 heures et un jour d’audience de 8 heures) pour les deux parties impliquées, appliqué à 217 cas qui iraient en procès (c’est-à -dire que 55 % du total des cas juridiques ne seraient pas réglés avant le procès). Les économies annualisées estimées liées aux litiges civils sont estimées à 507 612 $ sur la période 2023 à 2032.
Énoncé des coûts-avantages
- Nombre d’années : 10; 2023 à 2032
- Année de référence pour la valeur actualisée (VA) : 2023
- Dollars de l’année : 2021
- Taux d’actualisation : 7 %
Sommaire des coûts et avantages monétisés
| Intervenants touchés | Description des coûts | Année de base | Autres années pertinentes | Dernière année | Total (valeur actualisée) | Valeur annualisée |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Employeurs | Remboursement des coûts aux employeurs | 84 890 $ | 64 762 $ | 46 175 $ | 637 971 $ | 90 833 $ |
| Employeurs | Déclaration des conditions d’emploi | 1 529 928 $ | 32 919 $ | 24 409 $ | 1 812 340 $ | 258 036 $ |
| Gouvernement | Coûts des communications | 20 000 $ | 0 $ | 0 $ | 20 000 $ | 2 848 $ |
| Gouvernement | Coûts d’application | 97 500 $ | 74 382 $ | 53 034 $ | 732 735 $ | 104 325 $ |
| Tous les intervenants | Total des coûts | 1 732 318 $ | 172 063 $ | 123 618 $ | 3 203 046 $ | 456 042 $ |
| Intervenants touchés | Description des avantages | Année de base | Autres années pertinentes | Dernière année | Total (valeur actualisée) |
Valeur annualisée |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Employés | Économies au titre des litiges civils | 507 612 $ | 387 255 $ | 276 108 $ | 3 814 825 $ | 543 145 $ |
| Employés | Remboursement aux employés des dépenses liées au travail | 84 890 $ | 64 762 $ | 46 175 $ | 637 971 $ | 90 833 $ |
| Tous les intervenants | Total des avantages | 592 503 $ | 452 018 $ | 322 282 $ | 4 452 796 $ | 633 978 $ |
| Incidences | Année de base | Autres années pertinentes | Dernière année | Total (valeur actualisée) |
Valeur annualisée |
|---|---|---|---|---|---|
| Total des coûts | 1 732 318 $ | 172 064 $ | 123 618 $ | 3 203 046 $ | 456 042 $ |
| Total des avantages | 592 503 $ | 452 018 $ | 322 282 $ | 4 452 796 $ | 633 978 $ |
| INCIDENCES NETTES | –1 139 815 $ | 279 953 $ | 198 665 $ | 1 249 751 $ | 177 936 $ |
Lentille des petites entreprises
Sur le total des coĂ»ts supplĂ©mentaires pour les entreprises oĂą le niveau de remboursement des dĂ©penses liĂ©es au travail est plus Ă©levĂ©, on s’attend Ă ce que les petites entreprises dĂ©boursent 88 880 $ par annĂ©e (en dollars de 2021, Ă un taux d’actualisation de 7 %). Cette estimation des coĂ»ts vise principalement le secteur du transport routier, oĂą l’incidence sur les coĂ»ts devrait ĂŞtre la plus Ă©levĂ©e — surtout en ce qui concerne les petites entreprises de camionnage comptant moins de cinq employĂ©s. On s’attend Ă ce que le coĂ»t des dĂ©penses liĂ©es au travail soit plus Ă©levĂ© dans le secteur du transport routier (par exemple le coĂ»t des frais d’automobile accessoires), mais les demandes de remboursement des dĂ©penses liĂ©es au travail dans les petites entreprises d’autres secteurs comme le transport aĂ©rien (par exemple les indemnitĂ©s pour uniformes, le nettoyage Ă sec, etc.) et dans les secteurs de la poste et de la messagerie, du transport ferroviaire, des tĂ©lĂ©communications et de la marine (y compris le dĂ©bardage) sont nulles ou insignifiantes, car ces dĂ©penses sont souvent couvertes par les conventions collectives dĂ©jĂ en place dans ces secteurs. De plus, ces coĂ»ts sont liĂ©s Ă la conformitĂ© au Code et diminueront au fur et Ă mesure que les employeurs se familiariseront avec la nouvelle rĂ©glementation et rĂ©gulariseront leurs procĂ©dures de remboursement avec leurs employĂ©s (par exemple Ă©tablir des formulaires, obtenir rĂ©gulièrement les reçus). Puisque cette rĂ©glementation est nĂ©cessaire pour fournir un remboursement aux employĂ©s du secteur privĂ© sous compĂ©tence fĂ©dĂ©rale, ainsi que des prĂ©cisions Ă propos de leurs conditions d’emploi, aucune mesure de flexibilitĂ© n’est mise de l’avant Ă l’intention des petites entreprises. Au cours des consultations, aucune souplesse supplĂ©mentaire n’a Ă©tĂ© demandĂ©e.
Les coûts additionnels annualisés liés à l’élaboration et à la distribution de la déclaration des conditions d’emploi sont estimés à 35 746 $ (en dollars de 2021, taux d’actualisation de 7 % ). Ce montant est nettement inférieur aux montants totaux déclarés pour tous les employeurs parce que la majeure partie des coûts liés à cette disposition découle de leur distribution parmi un grand nombre d’employés touchés. Comme les employés de petites entreprises ne représentent qu’environ 13,06 % de tous les employés assujettis à la partie III du Code, les coûts totaux pour les petites entreprises sont beaucoup plus faibles que ceux pour les grandes entreprises et celles de taille moyenne.
Le total des coûts annualisés pour les petites entreprises découlant de ce règlement est estimé à 118 298 $ (en dollars de 2021, taux d’actualisation de 7 % ).
Résumé de la lentille des petites entreprises
- Nombre de petites entreprises touchées: 11 521
- Nombre d’employés dans les petites entreprises : 60 457
- Nombre d’années: 2023 à 2032
- Année de référence de la valeur actualisée (VA): 2023
- Dollars de l’année: 2021
- Taux d’actualisation: 7 %
| Petites entreprises | Valeur annualisée | Valeur actualisée |
|---|---|---|
| Remboursement des coûts aux employeurs | 88 880 $ | 624 255 $ |
| L’élaboration et la distribution de la déclaration des conditions d’emploi | 35 746 $ | 251 066 $ |
| Coût total de conformité | 124 626 $ | 875 321 $ |
Règle du « un pour un »
L’obligation de rembourser les dépenses liées au travail, telle qu’elle est prévue dans les nouvelles dispositions du Code et du Règlement, exigera que les employeurs conservent certains registres. Toutefois, ces exigences n’entraîneront pas de charge administrative supplémentaire en vertu de la règle du un pour un, car leur objectif est de traiter les remboursements et de permettre l’échange de reçus ou d’autres preuves de paiements et de remboursements entre les employés et les employeurs, ce qui faciliterait le respect du Code.
Coopération et harmonisation en matière de réglementation
Remboursement des dépenses liées au travail
À l’heure actuelle, cinq provinces permettent le recouvrement des dépenses liées au travail engagées par les employés, conformément à leurs lois sur les normes d’emploi, soit la Colombie-Britannique, le Manitoba, Terre-Neuve-et-Labrador, le Québec et la Saskatchewan.
Bien que les dispositions de ces administrations qui prévoient le recouvrement des dépenses liées au travail diffèrent à bien des égards (par exemple la mesure dans laquelle un employé peut être tenu de payer certaines dépenses liées au travail), elles prévoient toutes un recours pour les employés qui n’ont pas obtenu un remboursement auquel ils avaient droit pour des dépenses liées au travail, ce que les modifications pour les secteurs de compétence fédérale permettront également.
Déclaration des conditions d’emploi
La Colombie-Britannique et Terre-Neuve-et-Labrador exigent toutes deux qu’une forme de déclaration écrite comprenant les conditions d’emploi soit fournie par les employeurs. Alors que la Colombie-Britannique exige que la déclaration englobe les fonctions, les heures de travail, le salaire et les frais de logement et de repas inclus dans le contrat, Terre-Neuve-et-Labrador ne précise pas quelles conditions doivent apparaître dans la déclaration.
L’Union européenne et d’autres pays (par exemple le Royaume-Uni et la Nouvelle-Zélande) exigent que des renseignements similaires figurent dans les déclarations d’emploi écrites, comme les parties à la relation de travail, le titre et la description du poste, les lieux de travail, la date de début et la durée de l’emploi, les heures de travail et les renseignements relatifs au paiement des salaires.
Évaluation environnementale stratégique
Conformément à la Directive du Cabinet sur l’évaluation environnementale des projets de politiques, de plans et de programmes, une analyse préliminaire a permis de conclure qu’une évaluation stratégique de l’environnement n’est pas nécessaire.
Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+)
Les normes du travail sont particulièrement importantes pour les employés qui ne sont pas syndiqués et qui comptent sur des mesures législatives prévoyant des normes minimales applicables à leurs conditions de travail, ainsi que pour ceux qui occupent des emplois atypiques à faible salaire. Les changements sont susceptibles de profiter à tous les employés du secteur privé sous réglementation fédérale, mais ils peuvent être particulièrement bénéfiques pour les employés de sexe masculin qui représentent une plus grande part des employés dans les secteurs assujettis à la législation fédérale dans leur ensemble et des industries qui sont les plus susceptibles d’être la source de plaintes relatives aux normes du travail.
Remboursement des dépenses liées au travail
Des consultations avec les agents des affaires du travail (AAT) du Programme du travail démontrent que la majorité des plaintes reçues concernant les dépenses émanent de l’industrie du transport routier. La majorité des plaintes sont également déposées par des hommes, l’industrie du transport routier dans son ensemble étant composée à 84,5 % d’hommes. Les plaintes relatives aux dépenses dans le secteur du transport routier sont déposées par des conducteurs de tous âges. La grande majorité (95,1 %) des employés dans l’industrie du transport routier sont âgés de 18 à 64 ans. Au-delà de cet âge, cependant, l’industrie est encore plus masculine : les hommes représentent 91,3 % des employés âgés de 65 ans ou plus.
Les AAT ont laissĂ© entendre que, d’après leur expĂ©rience du traitement des plaintes, il est courant de les recevoir de conducteurs nouvellement arrivĂ©s au Canada ou dont l’anglais ou le français n’est pas la première langue. Les conducteurs qui dĂ©posent des plaintes sont souvent des personnes Ă faible revenu qui ne possèdent pas un niveau d’éducation Ă©levĂ© — pour ces raisons, ils peuvent ĂŞtre plus susceptibles d’être victimes de contraventions aux normes du travail.
Les petites entreprises (1 à 5 employés) comptent également plus d’hommes : les hommes représentent 79,5 % des employés, tous âges confondus. Les employés plus âgés (65 ans et plus) des petites entreprises sont aussi plus susceptibles d’être des hommes (95,9 %). La majorité des petites entreprises dans les secteurs de compétence fédérale se trouvent dans l’industrie du transport routier. Par ailleurs, les employés des petites entreprises et ceux qui se trouvent dans l’industrie du transport routier sont plus susceptibles de travailler dans des milieux non syndiqués qu’un employé moyen dans les secteurs assujettis à la législation fédérale.
Le Règlement, parce que ses effets seront ressentis plus fortement dans l’industrie du transport routier, aura un effet bĂ©nĂ©fique plus important sur certains groupes — en particulier ceux qui constituent la majoritĂ© des employĂ©s qui travaillent pour de petites entreprises dans l’industrie du transport routier. Ces employĂ©s, tels qu’ils sont dĂ©crits ci-dessus, sont plus susceptibles d’être des hommes, plus âgĂ©s, et de travailler dans des lieux de travail non syndiquĂ©s.
Déclaration des conditions d’emploi
Les travailleurs non syndiqués (jusqu’à 66,1 % des employés sous réglementation fédérale) tireront parti des déclarations d’emploi écrites. Le fait de veiller à ce que les employeurs fournissent ces déclarations peut bénéficier aux jeunes employés qui, en raison de leur âge, sont susceptibles de débuter leur carrière et, par conséquent, d’avoir été moins exposés aux normes du travail. Les jeunes employés sont surreprésentés dans des emplois temporaires, à temps partiel et autres emplois atypiques, et sont susceptibles de tirer profit de façon disproportionnée du Règlement.
Les employĂ©s relevant de la compĂ©tence fĂ©dĂ©rale âgĂ©s de moins de 18 ans (moins de 1 % de l’ensemble des employĂ©s) sont plus souvent des hommes (79,2 %), et bien que la tranche d’âge suivante (18 Ă 24 ans, soit 5,7 % des employĂ©s) soit plus Ă©galement rĂ©partie — 64,2 % d’hommes et 35,8 % de femmes — il y a plus d’hommes que de femmes dans cette tranche d’âge. Dans les petites entreprises (1 Ă 5 employĂ©s), la rĂ©partition des sexes parmi les employĂ©s de moins de 18 ans est beaucoup plus similaire (51,2 % d’hommes et 48,8 % de femmes). La tranche d’âge suivante (18 Ă 24 ans) est beaucoup plus masculine (90,2 % d’hommes et 9,9 % de femmes) dans les petites entreprises.
Mise en œuvre, conformité et application, et normes de service
Les AAT du Programme du travail évalueront la non-conformité aux nouvelles exigences en matière de tenue de registres en effectuant des inspections, de façon proactive ou en réponse à une plainte. Diverses approches graduées pour lutter contre la non-conformité seront utilisées. Ces approches pourraient comprendre l’offre d’information et de conseils aux employeurs au sujet de leurs obligations en matière de tenue de registres, l’obtention d’une promesse de conformité volontaire de la part de l’employeur ou l’émission d’un ordre de conformité pour mettre fin à une contravention et s’assurer que des mesures soient prises pour éviter qu’elle ne se reproduise. En cas de violations plus graves ou répétées, une sanction administrative pécuniaire peut être imposée en vertu de la nouvelle partie IV du Code. Pour en savoir plus sur la façon dont les SAP peuvent être émises, veuillez consulter les Sanctions administratives pécuniaires - Partie IV du Code canadien du travail - IPG-106.
Entrée en vigueur
Le Règlement entrera en vigueur à la date d’entrée en vigueur des articles 486 et 502 de la Loi no 2 d’exécution du budget de 2018, chapitre 27 des Lois du Canada (2018) ou, s’ils sont enregistrés après cette date, 60 jours suivant la date de leur publication dans la Partie II de la Gazette du Canada.
Le Programme du travail publiera des produits de communication, y compris des publications sur les médias sociaux et des modifications au site Web, afin d’aider les employeurs et les employés à comprendre leurs nouvelles obligations et leurs nouveaux droits en vertu des nouvelles lois et réglementation. Le Programme du travail publiera également des documents d’orientation pour aider les employeurs à se conformer aux exigences législatives et réglementaires.
Personne-ressource
Annic Plouffe
Directrice exécutive par intérim
Normes du travail et Programme de protection des salariés
Emploi et DĂ©veloppement social Canada — Programme du travail
Place du Portage, Phase II, 10e Ă©tage
165, rue de l’Hôtel-de-Ville
Gatineau (Québec)
K1A 0J9
Courriel : EDSC.DMT.ConsultationNTModernes-ConsultationModernLS.WD.ESDC@labour-travail.gc.ca