Vol. 145, n^o 12 — Le 8 juin 2011

Enregistrement

DORS/2011-116 Le 25 mai 2011

LOI SUR L'EMPLOI DANS LA FONCTION PUBLIQUE

ARCHIVÉ — Règlement modifiant le Règlement du Tribunal de la dotation de la fonction publique

En vertu de l'article 109 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (voir référence a), le Tribunal de la dotation de la fonction publique prend le Règlement modifiant le Règlement du Tribunal de la dotation de la fonction publique, ci-après.

Ottawa, le 18 mai 2011

Le président du
Tribunal de la dotation de la fonction publique
GUY GIGUÈRE

RÈGLEMENT MODIFIANT LE RÈGLEMENT DU TRIBUNAL DE LA DOTATION DE LA FONCTION PUBLIQUE

MODIFICATIONS

1. La définition de « test standardisé », au paragraphe 1(1) du Règlement du Tribunal de la dotation de la fonction publique (voir référence 1) , est abrogée.

2. Les articles 5 et 6 du même règlement sont remplacés par ce qui suit :

Modification des délais

5. (1) Une partie peut demander au Tribunal de prolonger ou de réduire le délai de présentation d'une plainte ou le délai d'envoi des avis et autres documents relatifs à la plainte.

Observations

(2) Avant de décider s'il y a lieu ou non de prolonger ou de réduire le délai, le Tribunal donne aux autres parties l'occasion de présenter des observations relativement à la demande.

Décision

(3) Le Tribunal décide s'il y a lieu ou non, par souci d'équité, de prolonger ou de réduire le délai et, le cas échéant, détermine la durée de celui-ci.

3. La note marginale relative à l'article 8 du même règlement est remplacée par « Jonction d'instances ».

4. L'article 10 du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Délai

10. (1) La plainte est reçue par le Tribunal dans les quinze jours suivant la date, selon le cas :

1. a) où l'avis de mise en disponibilité, de révocation, de nomination ou de proposition de nomination en faisant l'objet a été reçu par le plaignant;
   b) figurant sur l'avis, s'il s'agit d'un avis public.

Présomption : réception des plaintes

(2) La plainte est présumée avoir été reçue par le Tribunal :

1. a) si elle a été transmise par un moyen électronique tel le courrier électronique ou le télécopieur, à la date où elle a été transmise;
   
2. b) si elle a été transmise par messager ou remise en mains propres, à la date où elle a été reçue;
   
3. c) si elle a été transmise par la poste, selon le cas :
   
   1. (i) à la date du cachet de la poste ou de l'empreinte postale autorisée par la Société canadienne des postes,
      
   2. (ii) si à la fois un cachet de la poste et une empreinte postale apparaissent sur l'enveloppe, à la date du cachet ou à celle de l'empreinte, la date qui est postérieure à l'autre étant à retenir.

5. (1) Le passage de l'article 11 de la version française du même règlement précédant l'alinéa a) est remplacé par ce qui suit :

Forme et contenu de la plainte

11. La plainte est déposée par écrit auprès du directeur exécutif; elle comporte les éléments suivants :

(2) Les alinéas 11a) et b) du même règlement sont remplacés par ce qui suit :

1. a) les nom, numéros de téléphone et de télécopieur du plaignant et l'adresse postale ou électronique qui peuvent être communiqués à toutes les parties;

(3) L'alinéa 11e) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

1. e) une copie de l'avis de mise en disponibilité, de révocation, de nomination ou de proposition de nomination faisant l'objet de la plainte;

(4) L'alinéa 11h) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

1. h) une description complète des faits, événements, circonstances ou agissements afférents à la plainte, qui sont connus du plaignant;

6. Les articles 12 à 14 du même règlement sont remplacés par ce qui suit :

Accusé de réception

12. Dès qu'il reçoit la plainte, le directeur exécutif en accuse réception et transmet une copie de celle-ci et de tout document à l'appui à l'administrateur général ou à la Commission.

Noms et adresses des parties

13. Dans les dix jours suivant la réception de la copie de la plainte et de tout document à l'appui, l'administrateur général ou la Commission fournit au directeur exécutif les noms et adresses professionnelles des autres parties, y compris, le cas échéant, leurs adresses électroniques respectives.

Transmission aux autres parties

14. Dès qu'il reçoit les noms et adresses des autres parties, le directeur exécutif transmet copie de la plainte et de tout document à l'appui à chacune d'elles.

7. (1) Les alinéas 15(1)a) et b) de la version française du même règlement sont remplacés par ce qui suit :

1. a) le plaignant l'informe de son intention de ne pas y participer dans les vingt-cinq jours suivant la date de l'accusé de réception de la plainte par le directeur exécutif;
   
2. b) l'administrateur général ou la Commission, selon le cas, l'informe de son intention de ne pas y participer dans les vingt-cinq jours suivant la réception d'une copie de la plainte.

(2) Le paragraphe 15(2) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Demande de services de médiation

(2) Le plaignant, l'administrateur général ou la Commission, selon le cas, peut, avec l'accord de l'autre partie, demander que la plainte soit soumise à la médiation en informant le directeur exécutif à cet égard avant la date de l'audition.

8. Le paragraphe 16(3) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Ordonnance concernant la communication de renseignements

(3) Si le plaignant, l'administrateur général ou la Commission, selon le cas, ne communique pas tous les renseignements pertinents conformément aux paragraphes (1) et (2), le Tribunal peut ordonner que les parties complètent la communication de ces renseignements dans le délai qu'il fixe.

9. L'article 17 du même règlement est remplacé par ce qui suit :

ORDONNANCE DE COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS

Demande d'ordonnance de communication

17. (1) Si l'une des parties refuse de communiquer des renseignements, le plaignant, l'administrateur général ou la Commission, selon le cas, peut, après la fin de la période prévue pour la communication des renseignements, demander au Tribunal d'en ordonner la communication.

Forme et contenu de la demande d'ordonnance

(2) La demande d'ordonnance de communication des renseignements est présentée par écrit et comporte les éléments suivants :

1. a) les nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur et adresse électronique du demandeur;
   
2. b) le numéro de dossier que le Tribunal a attribué à la plainte faisant l'objet de la demande;
   
3. c) une liste précisant les documents ou les renseignements demandés;
   
4. d) des motifs détaillés expliquant les raisons pour lesquelles chaque élément de la liste est pertinent au regard de la plainte;
   
5. e) la date de la demande.

Suspension des délais

(3) Tous les délais de présentation d'une plainte, d'un avis ou d'un document prévus dans le présent règlement sont suspendus jusqu'à ce que le Tribunal rende une décision concernant la demande d'ordonnance.

Ordonnance de communication de renseignements

(4) Le Tribunal ordonne que les renseignements soient communiqués, selon le cas, au plaignant, à l'administrateur général ou à la Commission, s'il juge qu'ils peuvent être pertinents et que leur communication ne risque pas :

1. a) de menacer la sécurité nationale;
   
2. b) de menacer la sécurité d'une personne;
   
3. c) d'avoir une incidence sur la validité ou l'utilisation continue de tout ou partie d'un test standardisé ou d'en fausser les résultats en conférant un avantage indu à quiconque.

Conditions

(5) Le Tribunal peut assortir l'ordonnance des conditions qu'il juge nécessaires, y compris toute condition pour prévenir les risques mentionnés aux alinéas (4)a) à c).

Durée des conditions

(6) Les conditions de l'ordonnance s'appliquent avant et après l'audition de la plainte ou après tout autre règlement de celle-ci.

RESTRICTION SUR L'UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

10. L'article 18 de la version anglaise du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Use of information obtained

18. Any information obtained under sections 16 and 17 may be used only for purposes of the complaint.

11. (1) Les alinéas 19(2)a) et b) du même règlement sont remplacés par ce qui suit :

1. a) les nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopieur du requérant et l'adresse postale ou électronique à laquelle les documents doivent lui être transmis;

(2) L'alinéa 19(4)b) de la version française du même règlement est remplacé par ce qui suit :

1. b) le fait que le requérant défend une position déjà soutenue devant le Tribunal;

12. (1) Le passage du paragraphe 20(1) du même règlement précédant l'alinéa a) est remplacé par ce qui suit :

Avis

20. (1) Si le plaignant soulève une question liée à l'interprétation ou à l'application de la Loi canadienne sur les droits de la personne dans une plainte présentée en vertu des paragraphes 65(1) ou 77(1) de la Loi, il transmet par écrit l'avis prévu au paragraphe 65(5) ou à l'article 78 de la Loi, selon le cas, à la Commission canadienne des droits de la personne. L'avis comporte les éléments suivants :

(2) L'alinéa 20(1)b) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

1. b) les nom, numéros de téléphone et de télécopieur du plaignant et l'adresse postale ou électronique qui peuvent être communiqués à toutes les parties;

(3) Le paragraphe 20(3) de la version française du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Intention de présenter des observations

(3) Dans les quinze jours suivant la réception de l'avis, la Commission canadienne des droits de la personne avise le directeur exécutif de son intention de présenter ou non des observations concernant la question visée à l'alinéa (1)d).

13. (1) Le passage du paragraphe 21(2) de la version française du même règlement précédant l'alinéa a) est remplacé par ce qui suit :

Forme et contenu de l'objection

(2) L'objection est présentée par écrit et comporte les éléments suivants :

(2) Les alinéas 21(2)d) à f) du même règlement sont remplacés par ce qui suit :

1. d) les faits ou tout document sur lesquels le requérant se fonde pour soulever l'objection;
   
2. e) la date de l'objection.

14. (1) Le paragraphe 22(1) de la version française du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Délai

22. (1) Le plaignant présente ses allégations aux autres parties, au directeur exécutif et, le cas échéant, aux intervenants et à la Commission canadienne des droits de la personne, si celle-ci a le statut de participant, dans les dix jours suivant l'expiration de la période prévue pour la communication de renseignements.

(2) L'alinéa 22(2)a) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

1. a) les nom, numéros de téléphone et de télécopieur du plaignant et l'adresse postale ou électronique qui peuvent être communiqués à toutes les parties;

(3) L'alinéa 22(2)e) du même règlement est abrogé.

(4) Le paragraphe 22(3) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Absence d'allégations

(3) Si le plaignant ne présente aucune allégation, le Tribunal peut rejeter la plainte.

15. (1) Le paragraphe 23(1) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Nouvelle allégation ou modification

23. (1) Le Tribunal, sur demande, autorise le plaignant à modifier une allégation ou à en présenter une nouvelle si, selon le cas :

1. a) la modification ou la nouvelle allégation résulte d'une information qui n'aurait pas pu être raisonnablement obtenue avant que le plaignant ne présente ses allégations initiales;
   
2. b) il juge par ailleurs qu'il doit le faire par souci d'équité.

(2) L'alinéa 23(2)a) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

1. a) les nom, numéros de téléphone et de télécopieur du plaignant et l'adresse postale ou électronique qui peuvent être communiqués à toutes les parties;

(3) L'alinéa 23(2)d) de la version française du même règlement est remplacé par ce qui suit :

1. d) un énoncé détaillé des raisons pour lesquelles le plaignant n'a pas, au départ, inclus l'allégation ou pour lesquelles il a besoin de modifier ses allégations initiales, selon le cas;

(4) L'alinéa 23(2)f) du même règlement est abrogé.

16. (1) Le paragraphe 24(1) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Délai

24. (1) L'administrateur général ou la Commission, en tant qu'intimé, fournit sa réponse aux autres parties, au directeur exécutif et, le cas échéant, aux intervenants et à la Commission canadienne des droits de la personne, si celle-ci a le statut de participant, dans les quinze jours suivant la réception des allégations du plaignant ou des allégations modifiées.

(2) Le passage du paragraphe 24(2) de la version française du même règlement précédant l'alinéa a) est remplacé par ce qui suit :

Forme et contenu de la réponse

(2) La réponse est présentée par écrit et comporte les éléments suivants :

(3) L'alinéa 24(2)e) du même règlement est abrogé.

17. (1) Le paragraphe 25(1) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Possibilité pour les autres parties de répondre

25. (1) Toute autre partie qui souhaite participer à l'audience fournit sa réponse au plaignant, à l'administrateur général ou à la Commission, au directeur exécutif, aux autres parties et, le cas échéant, aux intervenants et à la Commission canadienne des droits de la personne, si celle-ci a le statut de participant, dans les dix jours suivant la réception de la réponse de l'administrateur général ou de la Commission.

(2) Le passage du paragraphe 25(2) de la version française du même règlement précédant l'alinéa a) est remplacé par ce qui suit :

Forme et contenu de la réponse

(2) La réponse est présentée par écrit et comporte les éléments suivants :

(3) L'alinéa 25(2)e) du même règlement est abrogé.

18. (1) L'alinéa 26(2)a) du même règlement est remplacé par ce qui suit :

1. a) les nom, numéros de téléphone et de télécopieur du plaignant et l'adresse postale ou électronique qui peuvent être communiqués à toutes les parties;

(2) Le paragraphe 26(3) de la version française du même règlement est remplacé par ce qui suit :

Avis aux autres parties et aux intervenants

(3) Dès qu'il est informé du retrait de la plainte, le directeur exécutif en avise les autres parties et, le cas échéant, avise les intervenants et la Commission canadienne des droits de la personne, si celle-ci a le statut de participant, du retrait de la plainte et de la fermeture du dossier.

19. La note marginale relative à l'article 29 de la version française du même règlement est remplacée par « Défaut de comparution ».

ENTRÉE EN VIGUEUR

20. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

RÉSUMÉ DE L'ÉTUDE D'IMPACT
DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Description

La Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP), qui constitue la Partie 3 de la Loi sur la modernisation de la fonction publique (L.C. 2003, ch. 22), habilite le Tribunal de la dotation de la fonction publique (ci-après le « Tribunal ») à prendre des règlements d'application générale portant sur les pratiques et les procédures s'appliquant aux plaintes présentées au Tribunal, notamment pour les aspects suivants :

• les modalités et le délai de présentation des plaintes déposées;
• la procédure à suivre pour l'audition des plaintes;
• le délai d'envoi des avis et autres documents au titre des plaintes, ainsi que leurs destinataires et la date où ces avis sont réputés avoir été donnés et reçus;
• les modalités applicables aux avis donnés à la Commission canadienne des droits de la personne;
• la communication de renseignements obtenus au cours d'un processus de nomination ou de l'instruction de plaintes en vertu de la LEFP.

À la suite de vastes consultations auprès de ses intervenants en 2005, le Tribunal a établi le Règlement du Tribunal de la dotation de la fonction publique (ci-après le « Règlement »), entré en vigueur le 23 décembre 2005.

Le Règlement contient des règles de procédure dans les domaines suivants : interprétation, application, dispositions générales, présentation de la plainte, mode alternatif de règlement des conflits, processus, intervenants, avis à la Commission canadienne des droits de la personne, objection relative au délai de présentation d'une plainte, allégations, réponse de l'administrateur général ou de la Commission, réponse des autres parties, retrait de la plainte et audience.

À la suite de consultations menées auprès des intervenants après l'application des dispositions originales, et en réponse aux questions soulevées par le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation, le Tribunal a modifié le Règlement pour clarifier son contenu, corriger les incohérences entre les versions anglaise et française et accroître la marge de manÅ“uvre dans certains domaines. Voici une description des principaux changements :

• Les articles 5 et 6 ont été remplacés par une disposition de portée générale prévoyant expressément que les parties ont la possibilité de présenter des observations au sujet des demandes de prorogation ou de réduction de délais. En pratique, les parties pouvaient présenter leurs observations, mais le Règlement ne contenait aucune disposition précise à cet égard.
• Afin de donner suffisamment de temps aux personnes résidant dans des régions éloignées pour faire parvenir leurs plaintes au Tribunal, l'alinéa 10(2)c) du Règlement a été modifié de telle sorte que toute plainte transmise par la poste est présumée avoir été reçue par le Tribunal « Ã  la date du cachet de la poste ou de l'empreinte postale autorisée par la Société canadienne des postes ou, si à la fois un cachet de la poste et une empreinte postale apparaissent sur l'enveloppe, à la date du cachet ou à celle de l'empreinte, la date qui est postérieure à l'autre étant à retenir. »
• Plusieurs dispositions ont été modifiées afin de préciser que l'information fournie par le plaignant au Tribunal, comme le numéro de téléphone, le numéro de télécopieur, l'adresse postale ou l'adresse électronique, doit être de l'information qui peut être divulguée aux parties.
• L'alinéa 11e) a été modifié pour faire en sorte que le plaignant fournisse « une copie de l'avis de mise en disponibilité, de révocation, de nomination ou de proposition de nomination faisant l'objet de la plainte » avec sa plainte de façon à ce que le Tribunal puisse déterminer si le délai a été respecté et s'il a compétence pour instruire la plainte.
• L'alinéa 11h) a été modifié afin qu'« une description complète des faits, événements, circonstances ou agissements afférents à la plainte, qui sont connus du plaignant » soit fournie, prévoyant ainsi les cas où le plaignant disposerait de très peu d'information au sujet d'un processus au moment de la présentation de la plainte.
• Les articles 12, 13 et 14 ont été modifiés pour faire en sorte que le plaignant soit conscient qu'une copie de sa plainte, ainsi que tout « document à l'appui », sera envoyée aux autres parties à la plainte.
• L'article 13 a été modifié de façon à fournir à l'intimé 10 jours, plutôt que 5, pour fournir au Tribunal le nom des autres parties.
• Le paragraphe suivant a été ajouté à l'article 17 pour confirmer la pratique établie : « Tous les délais de présentation d'une plainte, d'un avis ou d'un document prévus dans le présent règlement sont suspendus jusqu'à ce que le Tribunal rende une décision concernant la demande d'ordonnance. »
• Le paragraphe 22(3) a été modifié par souci de clarté : « Si le plaignant ne présente aucune allégation, le Tribunal peut rejeter la plainte. »
• Le paragraphe 23(1) a été modifié pour inclure une disposition selon laquelle le plaignant peut modifier une allégation ou en fournir une nouvelle si le Tribunal « juge par ailleurs qu'il doit le faire par souci d'équité. »

Solutions envisagées

Le Règlement est l'instrument le plus approprié auquel peuvent se référer les intervenants du Tribunal pour obtenir des renseignements sur le processus de plainte du Tribunal. L'article 109 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique autorise le Tribunal à prendre des règlements afin de se doter d'un mécanisme juridiquement exécutoire sur lequel les parties peuvent se fonder et qui assure la prévisibilité et l'équité des procédures engagées devant le Tribunal. Le règlement initial a été revu de façon à ce que soient prises en compte certaines préoccupations concernant le processus de plainte.

Avantages et coûts

Le Règlement se rapporte uniquement aux pratiques et aux procédures du Tribunal. Il ne devrait donc occasionner aucune dépense supplémentaire au gouvernement ni à ceux qui y sont assujettis. Par ailleurs, aucune ressource supplémentaire n'est nécessaire pour assurer l'observation et l'application du Règlement. Les modifications devraient répondre aux préoccupations des intervenants, dans la mesure du possible, et aider les parties et le Tribunal à gérer le processus de plainte de façon plus efficace.

Consultations

Après la première année complète d'existence du Tribunal, diverses modifications au Règlement ont été proposées par un groupe de travail interne de façon à favoriser la compréhension des dispositions et le traitement équitable et efficace des plaintes présentées au Tribunal. Une copie du Règlement contenant les changements proposés a été envoyée en septembre 2007 aux intervenants du Tribunal, soit les administrateurs généraux, les organismes centraux et les agents négociateurs, afin que ceux-ci fournissent leurs commentaires. Plusieurs organisations ont formulé des observations à l'intention du Tribunal au sujet des modifications proposées; ces suggestions ont été prises en considération et, dans certains cas, intégrées à l'ébauche de travail. L'ébauche des modifications a ensuite été présentée au ministère de la Justice à la fin de 2008, aux fins d'examen. Les modifications tiennent également compte des questions qui ont par la suite été portées à l'attention du Tribunal par le Comité mixte permanent d'examen de la réglementation.

Respect et exécution

Lorsqu'il rend une décision à l'égard d'une plainte qui lui a été présentée, le Tribunal interprète et applique le Règlement conformément aux principes établis dans la Loi sur l'emploi dans la fonction publique en ce qui a trait à la tenue des processus de nomination, notamment l'équité, l'accessibilité et la transparence.

Entrée en vigueur

Le Règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

Personne-ressource

Josée Dubois
Directeur exécutif et avocat général
Tribunal de la dotation de la fonction publique
240, rue Sparks, 6^e étage Ouest
Ottawa (Ontario)
K1A 0A5
Téléphone : 613-949-5511

Référence a
L.C. 2003, ch. 22, art. 12 et 13

Référence 1
DORS/2006-6