La Gazette du Canada, Partie I, volume 147, numéro 50 : Règlement sur les documents ou informations électroniques

Le 14 décembre 2013

Fondement législatif

Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences

Ministère responsable

Ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Enjeux

Compte tenu du nombre croissant de Canadiens qui s’attendent à interagir électroniquement avec le gouvernement, des pressions administratives liées au vieillissement de la population et de la nécessité de moderniser les services et d’en accroître l’efficience afin de limiter les coûts, le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences portant le titre de ministère de l’Emploi et du Développement social (le Ministère) s’emploie à remplacer la technologie désuète et à accroître l’utilisation des services électroniques.

La Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences (LMRHDC) a été modifiée en 2012 pour conférer au ministre le pouvoir de faire des affaires par voie électronique dans le cadre des programmes instaurés en vertu du Régime de pensions du Canada, de la Loi sur la sécurité de la vieillesse et de la Loi sur l’assurance-emploi (LAE), en plus des secteurs de programmes appuyés au moyen de subventions et de contributions en vertu de l’article 7 de la LMRHDC, ainsi que pour confier à la Commission de l’assurance-emploi du Canada (la Commission) le pouvoir de faire des affaires par voie électronique dans le cadre de la LAE.

Bien que la LMRHDC confère le pouvoir de faire des affaires par voie électronique, il n’existe aucun règlement qui établit les paramètres dans le cadre desquels les services électroniques peuvent être fournis et élargis.

Objectif

Le Règlement sur les documents ou informations électroniques (le Règlement) proposé a comme objectif d’aider à la mise en place d’un plus grand nombre de services électroniques par les quatre secteurs de programmes d’une manière uniforme, efficiente et sécuritaire.

Description

Le règlement proposé établirait les paramètres pour chacune des trois parties du Règlement : « Envoi et réception de documents ou informations électroniques », « Signature électronique » et « Conversion, conservation, modification et destruction des documents ou des informations ».

Envoi et réception de documents ou informations électroniques

Le règlement proposé préciserait à quel moment un document ou une information électroniques seraient réputés avoir été envoyés ou reçus. Il établirait également les critères régissant ce qui pourrait servir de preuve de la date et de l’heure d’envoi ou de réception, par exemple un bordereau de transmission ou un accusé de réception. Une preuve de la date et de l’heure d’envoi ou de réception d’un document ou d’une information électroniques est nécessaire en particulier lorsqu’il y a des contraintes de temps, par exemple lorsqu’une personne présente une demande de pension ou de prestations.

Lorsque le destinataire et le ministre ou la Commission utilisent tous deux le même système électronique pour communiquer, par exemple le système « Mon dossier Service Canada » du Ministère, le règlement proposé préciserait que les documents ou l’information électroniques seraient réputés avoir été envoyés au destinataire à la date et à l’heure à compter desquelles ils peuvent être récupérés et traités. Lorsque différents systèmes électroniques sont utilisés, le ministre ou la Commission considéreraient le document ou l’information électroniques comme ayant été envoyés au destinataire lorsqu’ils entrent dans un système électronique qui est hors du contrôle du ministre ou de la Commission. Dans les deux cas, à moins que le ministre ou la Commission ne reçoivent un avis contraire du destinataire, dans un délai raisonnable, le règlement proposé préciserait que la date et l’heure d’envoi seraient indiquées par le système désigné par le ministre ou la Commission.

Lorsque le ministre ou la Commission reçoit des documents ou des informations électroniques dans la même transmission, le règlement proposé préciserait que les documents ou les informations électroniques sont réputés avoir été reçus en même temps par le ministre ou la Commission à la date et à l’heure indiquées par le système désigné par le ministre ou la Commission. Si le ministre ou la Commission ne peut pas récupérer ou traiter les documents ou les informations électroniques, le règlement proposé préciserait que ces documents ou ces informations peuvent être réputés ne pas avoir été reçus.

Signature électronique

Selon le cas, le règlement proposé définirait une signature électronique comme une combinaison de lettres, de caractères, de chiffres ou d’autres symboles en format numérique incorporés dans un document ou de l’information électroniques, ou joints ou associés à un document ou à de l’information électroniques, comme une signature électronique sécurisée au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques ou comme une signature résultant de l’application de toute technologie ou de tout procédé qui, selon les conclusions du ministre ou de la Commission, procure le même niveau de sécurité qu’une signature électronique sécurisée.

Le règlement proposé exigerait que la signature électronique soit associée de manière fiable à l’identité de la personne qui a « signé » le document électronique au moyen de la signature électronique aux fins pour lesquelles il est requis. Le règlement proposé exigerait également que la signature électronique indique de manière fiable les intentions de la personne à l’égard du document ou de l’information électroniques, par exemple, si elle présentait une demande de prestations ou si elle confirmait de l’information. La fiabilité serait établie, par exemple, si le ministre ou la Commission est en mesure de vérifier si une modification a été apportée à la signature électronique ou au document électronique après qu’il a été « signé ».

Conversion, conservation, modification et destruction des documents ou des informations

Le règlement proposé établirait les critères relatifs à la conversion, à la conservation, à la modification et à la destruction de documents ou d’informations.

En ce qui touche la conversion d’un document électronique ou non électronique, par exemple la conversion d’un document papier en une image électronique, le règlement proposé établirait divers critères, notamment celui consistant à veiller à ce que le document converti ne perde pas sa valeur juridique. Pour fournir cette assurance, le règlement proposé fixerait des exigences telles que la consignation des détails de la conversion et du contrôle de la qualité qui y est associé.

Le règlement proposé établirait les critères pour la conservation d’un document ou d’une information en format électronique lors de la création, de l’envoi ou de la réception du document ou de l’information. Si, par exemple, un document non électronique était converti et conservé, il faudrait le conserver dans un format électronique qui ne modifie pas son contenu. Ou, si le document était créé en format électronique, le règlement proposé préciserait qu’il doit être conservé dans le même format électronique ou dans un format qui reflète fidèlement la teneur du document source. Le règlement proposé exigerait également que les documents ou les informations conservés en format électronique soient lisibles, que l’information relative à la date et à l’heure d’envoi ou de réception soit conservée et que la norme de fiabilité et l’intégrité du document ou de l’information soient maintenues. Pour maintenir l’intégrité du document ou de l’information, il faudrait être en mesure de vérifier que le document ou l’information n’a pas fait l’objet de modifications, à l’exception de celles qui peuvent être autorisées par le ministre ou la Commission.

Sous réserve de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, lorsqu’un document ou une information électroniques, atteignent la fin de leur période de conservation, le règlement proposé préciserait que le document ou l’information électroniques peuvent être détruits dans la mesure où les détails de la destruction sont consignés.

Règle du « un pour un »

La règle du « un pour un » ne s’applique pas au règlement proposé, car il n’y a aucun changement aux coûts administratifs imposés aux entreprises.

Lentille des petites entreprises

La lentille des petites entreprises ne s’applique pas au règlement proposé, puisqu’aucun coût n’est imposé aux petites entreprises.

Consultation

Les modifications à la LMRHDC ont été annoncées dans le budget de 2012, où il a également été fait mention des services électroniques. Les modifications ont été incluses dans la Loi sur l’emploi, la croissance et la prospérité durable et ont fait l’objet de discussions au sein du Comité permanent de la Chambre des communes sur les finances et du Comité sénatorial permanent des finances nationales.

Bien que les quatre secteurs de programmes travaillent à la conception de différents services électroniques avec des intervenants ciblés, tels que des employeurs et des organismes à but non lucratif, les intervenants et le grand public n’ont pas été directement consultés au sujet du règlement proposé.

Justification

Le règlement proposé soutient la mise en place d’une gamme élargie de services électroniques. Il constitue, en ce sens, une des étapes initiales de la démarche globale de transformation et de modernisation du Ministère.

Le règlement proposé créerait le cadre qui permettrait aux secteurs de programmes d’élargir l’accès aux services électroniques d’une manière uniforme, efficiente et sécuritaire. Ainsi, les clients et les intervenants bénéficieront d’une expérience semblable en ce qui concerne l’usage de services électroniques, peu importe le programme qu’ils utilisent.

Pour qu’il y ait une application étendue à l’échelle de l’ensemble des secteurs de programmes du Ministère, le règlement proposé serait neutre à l’égard des programmes et de la technologie, ce qui permettrait de réduire au minimum la nécessité de modifications réglementaires ultérieures et de faire en sorte que les secteurs de programmes puissent adopter les plus récentes technologies.

Le règlement proposé est fondé sur des principes et n’est pas normatif, ce qui fournit aux secteurs de programmes, lorsqu’ils appliquent le règlement proposé, la marge de manœuvre nécessaire pour adapter leurs exigences de système et leurs politiques et procédures opérationnelles aux besoins du programme et des clients. Par exemple, le règlement proposé ne définit pas certaines notions telles qu’un « délai raisonnable » en ce qui a trait au délai dont dispose un destinataire pour aviser le ministre ou la Commission que des documents ou des informations électroniques ne peuvent être récupérés ou traités. Ainsi, le ministre ou la Commission bénéficierait de la même marge de manœuvre pour définir ce qui est « raisonnable » par rapport aux politiques et aux procédures opérationnelles qu’à l’égard des documents ou des informations sur support papier. La nature générique du règlement proposé permettrait également aux secteurs de programmes d’adopter la technologie la plus récente et la plus appropriée correspondant à leurs besoins et d’utiliser une norme de fiabilité pour les signatures électroniques qui convient aux fins auxquelles la signature électronique serait utilisée.

Une fois mis en œuvre, le règlement proposé permettra au Ministère d’élaborer des solutions au chapitre de l’exécution des programmes et de la prestation des services qui correspondent davantage aux attentes des clients en matière de services modernes, qui génèrent des gains d’efficience sur le plan administratif et qui aident à limiter les coûts en améliorant les processus opérationnels et en diminuant la dépendance à l’égard du traitement et de l’entreposage de papier.

Mise en œuvre, application et normes de service

Les moyens traditionnels d’entrer en contact avec le Ministère, à savoir par téléphone, par la poste et en visitant un Centre Service Canada en personne, demeureront à la disposition des personnes, qui souhaitent accéder à des programmes et à des services.

Des politiques et des procédures opérationnelles devront être élaborées à l’appui de la mise en œuvre du règlement proposé. Ces politiques et procédures préciseraient, par exemple, les systèmes que les clients ainsi que le ministre ou la Commission pourront utiliser en toute sécurité pour envoyer et recevoir des documents. Ces politiques et lignes directrices seront actualisées au rythme des changements technologiques. Lorsque les secteurs de programmes mettront le règlement proposé en application et offriront des services électroniques additionnels, ils seront assujettis aux exigences ministérielles en matière de mesure du rendement, d’évaluation et de production de rapports.

Avant de procéder à la mise en application du règlement proposé, les secteurs de programmes devront peut-être procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) afin de garantir la protection des renseignements personnels. Les EFVP servent à déterminer et à atténuer les risques potentiels relatifs à la vie privée en aidant à éliminer ces risques ou à les réduire à un niveau acceptable.

Personne-ressource

Bev Davis
Directrice
Équipe de projet sur les services électroniques
Direction générale des services de traitement et de paiement
Service Canada
355, chemin North River
Place Vanier, tour B
Ottawa (Ontario)
K1A 0L1
Téléphone : 613-941-5935
Télécopieur : 613-948-5400
Courriel : bev.davis@servicecanada.gc.ca

PROJET DE RÉGLEMENTATION

Avis est donné que le gouverneur en conseil, en vertu des articles 71 (voir référence a), 72 (voir référence b) et 73 (voir référence c) de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences (voir référence d), se propose de prendre le Règlement sur les documents ou informations électroniques, ci-après.

Les intéressés peuvent présenter leurs observations au sujet du projet de règlement dans les trente jours suivant la date de publication du présent avis. Ils sont priés d’y citer la Partie Ⅰ de la Gazette du Canada, ainsi que la date de publication, et d’envoyer le tout à Bev Davis, directrice, Services électroniques, Service Canada, 355, chemin North River, Ottawa (Ontario) K1A 0L1 (tél. : 613-941-5935; téléc. : 613-948-5400; courriel : bev.davis@servicecanada.gc.ca).

Ottawa, le 5 décembre 2013

Le greffier adjoint du Conseil privé
JURICA ČAPKUN

RÈGLEMENT SUR LES DOCUMENTS OU INFORMATIONS ÉLECTRONIQUES

DÉFINITIONS

Définitions

1. Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

« conversion »
“conversion”

« conversion » Processus par lequel un document ou une information passe d’un support à un autre ou d’un format à un autre. Est assimilée à la conversion la migration.

« destinataire »
“recipient”

« destinataire » Personne ou entité à laquelle tout document ou information électronique est envoyé par le ministre ou la Commission.

« électronique »
“electronic”

« électronique » Se dit de ce qui est créé, enregistré, transmis ou mis en mémoire sous toute forme immatérielle, notamment numérique, par tout moyen technologique — électronique, numérique, magnétique, optique, biométrique ou autre — ou par une combinaison de ces moyens offrant des capacités de création, d’enregistrement, de transmission ou de mise en mémoire semblables.

« migration »
“migration”

« migration » Processus de transfert de tout document ou information électronique d’un environnement matériel ou logiciel ou d’un support d’enregistrement à un autre environnement matériel ou logiciel ou support d’enregistrement, n’entraînant qu’une modification minimale, voire aucune modification de la structure, et aucune modification du contenu et du contexte.

« signature électronique »
“electronic signature”

« signature électronique » S’entend, selon le cas :

  • a) d’une signature constituée d’une ou de plusieurs lettres, ou d’un ou de plusieurs caractères, nombres ou autres symboles sous forme numérique incorporée, jointe ou associée à un document ou à une information électroniques;
  • b) d’une signature électronique sécurisée, au sens du paragraphe 31(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques;
  • c) d’une signature résultant de l’application de toute technologie ou de tout procédé qui, selon les conclusions du ministre ou de la Commission, procure le même niveau de sécurité qu’une signature électronique sécurisée.

ENVOI ET RÉCEPTION DE DOCUMENTS OU INFORMATIONS ÉLECTRONIQUES

Présomption — envoi par le ministre ou la Commission

2. Tout document ou information électronique envoyé par le ministre ou par la Commission est réputé avoir été envoyé :

  • a) dans le cas où le ministre ou la Commission et le destinataire utilisent des systèmes électroniques différents, à la date et à l’heure où le document ou l’information électroniques entre dans un système électronique hors du contrôle du ministre ou de la Commission;
  • b) dans le cas où le ministre ou la Commission utilise le même système électronique que le destinataire, à la date et à l’heure où le document ou l’information électroniques peut être récupéré et traité par le destinataire.

Présomption — réception par le destinataire

3. (1) Sous réserve du paragraphe (2), tout document ou information électronique est réputé avoir été reçu par le destinataire, si celui-ci a désigné ou utilise un système électronique destiné à recevoir des documents ou de l’information électroniques du genre de ceux envoyés, à la date et à l’heure où le document ou l’information électroniques entre dans ce système et peut être récupéré et traité.

Présomption non applicable

(2) Tout document ou information électronique est réputé pouvoir être récupéré et traité par le destinataire à moins que celui-ci n’informe, dans un délai raisonnable, le ministre ou la Commission que le document ou l’information n’a pu être récupéré ou traité.

Présomption — réception par le ministre ou la Commission

4. (1) Tout document ou information électronique est réputé avoir été reçu par le ministre ou la Commission à la date et à l’heure indiquées par le système électronique désigné par le ministre ou la Commission pour les recevoir.

Présomption non applicable

(2) Si le document ou l’information ne peut être récupéré ou traité par le ministre ou la Commission, il pourrait être réputé ne pas avoir été reçu par le ministre ou par la Commission; il n’est donc pas tenu compte de la date et de l’heure visées au paragraphe (1).

Envoi de plusieurs documents

5. Les documents ou informations électroniques faisant partie d’un même envoi au ministre ou à la Commission sont réputés être tous reçus à la date et à l’heure visées au paragraphe 4(1).

Documents établissant la date et l’heure — envoi ou réception

6. Au besoin, la date et l’heure de l’envoi ou de la réception de tout document ou information électronique peuvent être établies par l’un ou l’autre des documents ou informations ci-après, pour autant qu’il indique ces date et heure :

  • a) le bordereau de transmission;
  • b) l’accusé de réception;
  • c) toutes métadonnées rattachées au document ou à l’information électroniques;
  • d) tout autre document ou information électronique équivalent.

SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Autres exigences liées à la signature électronique

7. En plus des conditions prévues au paragraphe 72(4) de la Loi sur le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences, la signature électronique satisfait aux exigences suivantes :

  • a) le lien entre elle et l’identité du signataire est fiable aux fins requises;
  • b) elle indique de façon fiable l’intention du signataire relativement au document ou à l’information électroniques.

Norme de fiabilité applicable aux signatures électroniques

8. La norme de fiabilité applicable à toute signature électronique est établie en fonction, notamment, de ce qui suit :

  • a) la fin pour laquelle elle est exigée;
  • b) la méthode utilisée par le ministre ou la Commission pour identifier le signataire et pour établir le lien entre son identité et le document ou l’information électroniques pour lequel la signature est exigée convient;
  • c) le ministre ou la Commission est en mesure de vérifier si une modification a été apportée :
    • (i) à la signature depuis qu’elle a été faite,
    • (ii) au lien entre la signature et le document ou l’information électroniques,
    • (iii) au document ou à l’information électroniques depuis que la signature a été faite.

CONVERSION, CONSERVATION, MODIFICATION ET DESTRUCTION DES DOCUMENTS OU DES INFORMATIONS

Conversion d’un document ou d’une information

9. (1) Tout document ou toute information et les métadonnées qui s’y rattachent, peuvent être convertis.

Valeur juridique suite à la conversion

(2) La conversion est effectuée, quelle que soit la technologie utilisée, de façon à ne pas compromettre la valeur juridique du document, de l’information et des métadonnées qui s’y rattachent.

Documentation de la conversion

(3) Afin de pouvoir démontrer, au besoin, que le contenu du document ou de l’information électroniques converti et des métadonnées qui s’y rattachent est le même que celui du document ou de l’information source et des métadonnées qui s’y rattachent, et que son intégrité n’a pas été compromise, le ministre ou la Commission :

  • a) consigne les détails de la conversion, notamment :
    • (i) la mention du format d’origine du document ou de l’information source, des étapes de conversion et des garanties qu’elles sont censées offrir, d’après les spécifications fournies avec le produit utilisé pour faire la conversion, si ces détails ont trait à l’intégrité du document ou de l’information source et des métadonnées qui s’y rattachent, et à celle du document ou de l’information électroniques converti et des métadonnées qui s’y rattachent,
    • (ii) les détails sur le contrôle de la qualité associé à la conversion, si ceux-ci ont trait à l’intégrité du document ou de l’information électroniques converti et des métadonnées qui s’y rattachent,
    • (iii) les détails concernant toute conversion antérieure;
  • b) les conserve, pendant la période de conservation prévue pour ce document ou cette information, en les joignant, directement ou par renvoi, au document ou à l’information électroniques converti, ou au support d’enregistrement.

Incontestabilité de l’admissibilité du document ou de l’information converti

(4) Si le document ou l’information source est détruit, aucune règle de preuve ne peut être invoquée pour contester l’admissibilité d’un document ou d’une information converti et consigné conformément au présent article en se fondant uniquement sur le fait que le document ou l’information n’est pas dans son format d’origine.

Conservation sous forme électronique

10. Tout document ou information créé, envoyé ou reçu par le ministre ou par la Commission qui doit être conservé peut l’être sous forme électronique si :

  • a) selon le cas :
    • (i) lorsqu’il est créé, envoyé ou reçu sous forme non électronique, il est conservé sous une forme qui ne modifie pas son contenu,
    • (ii) lorsqu’il est créé, envoyé ou reçu sous forme électronique, il est conservé :
      • (A) soit sous la forme sous laquelle il a été créé, envoyé ou reçu,
      • (B) soit sous une forme qui représente de façon exacte le document ou l’information électroniques qui a été créé, envoyé ou reçu à l’origine;
  • b) le contenu du document ou de l’information électroniques et les métadonnées qui s’y rattachent sont lisibles ou perceptibles de façon à pouvoir servir à la consultation ultérieure;
  • c) le support d’enregistrement dans lequel le document ou l’information est conservé et la forme sous laquelle il l’est offrent un moyen fiable de maintenir, dès la création, l’envoi ou la réception du document ou de l’information source, l’intégrité du document ou de l’information électroniques, y compris les détails des mesures de conservation et des activités administratives, à l’exception de tout changement ou ajout apporté dans le cours normal des communications, de la mise en mémoire ou de l’affichage.

Conservation de la date et de l’heure de l’envoi ou de la réception

11. Si des détails sont générés relativement à la date et à l’heure de l’envoi ou de la réception par le ministre ou la Commission d’un document ou d’une information électroniques, le ministre ou la Commission les conserve.

Norme de fiabilité

12. La norme de fiabilité applicable à tout document ou information électronique est établie en fonction de la fin pour laquelle le document ou l’information a été créé, envoyé ou reçu par le ministre ou par la Commission, et de l’intégrité du document ou de l’information.

Intégrité maintenue durant la période de conservation

13. (1) L’intégrité de tout document ou information électronique est maintenue à partir de la date à laquelle le document ou l’information a été créé, envoyé ou reçu par le ministre ou la Commission et jusqu’à celle à laquelle se termine la période de conservation prévue pour ce document ou cette information.

Évaluation en fonction des mesures de sécurité

(2) L’intégrité de tout document ou information électronique est évaluée en fonction des mesures de sécurité appliquées :

  • a) au document ou à l’information électroniques afin d’en maintenir l’intégrité durant la période visée au paragraphe (1);
  • b) au système électronique au moyen duquel le document ou l’information électroniques a été créé, envoyé, reçu ou conservé.

Critères additionnels

(3) L’intégrité de tout document ou information électronique est maintenue s’il est possible de confirmer que le document ou l’information et les métadonnées qui s’y rattachent n’ont subi aucune modification, à l’exception de celles effectuées au titre du paragraphe 14(2), et ce, même s’il a été fragmenté, compressé ou mis en mémoire pour une durée limitée afin d’améliorer l’efficience de sa transmission.

Utilisation et validité

(4) Tout document ou information électronique dont l’intégrité a été maintenue :

  • a) peut être utilisé au lieu du document source;
  • b) n’est pas invalide et ne perd pas sa force exécutoire du seul fait qu’il est sous forme électronique;
  • c) a la même valeur juridique que le document source, peu importe le format, la technologie ou le support utilisé.

Exception

14. (1) Sous réserve du paragraphe (2), il est interdit de modifier tout document ou information électronique créé, envoyé ou reçu par le ministre ou la Commission et les métadonnées qui s’y rattachent.

Interdiction de modifier

(2) Un document ou une information électroniques et les métadonnées qui s’y rattachent peuvent être modifiés par une personne autorisée par le ministre ou la Commission si les détails de chaque modification, y compris la date et l’heure de la modification et le nom de la personne qui l’a effectuée, sont consignés dans un dossier non modifiable.

Fin de la période de conservation — destruction

15. Sous réserve de l’article 12 de la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada, le document ou l’information électroniques peut être détruit à la fin de sa période de conservation si les détails de la destruction sont consignés sur une liste de contrôle ou un document semblable permettant d’identifier notamment ce qui suit :

  • a) le document ou l’information électroniques qui sera détruit;
  • b) la date et l’heure auxquelles le document ou l’information électroniques a été créé, envoyé ou reçu, si ces détails ont été générés et conservés;
  • c) le nom de la personne ayant autorisé la destruction;
  • d) la date et l’heure de la destruction.

ENTRÉE EN VIGUEUR

Enregistrement

16. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

[50-1-o]